Лист фонда
О сроках хранения
Делопроизводство любой организации представляет собой непрерывный процесс создания различного рода документов: личных дел, локальных нормативных актов, учетных бухгалтерских документов и т.п. Все документы организации должны быть систематизированы с учетом определения их ценности, на основе которой определяется и срок хранения документов.
Основные сроки хранения для документов определены следующие:
Государственные или муниципальные организации обязаны сдавать свои документы в городской архив, поскольку они его комплектуют. Для коммерческих организаций такая обязанность не предусмотрена, и они следят за сохранностью своих документов сами.
Как осуществляется формирование фонда
Под фондом понимается организация – источник комплектования архива. Поступают в архив документы из организации в соответствии с:
Описи дел организации в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией архива, который она комплектует.
Передача дел осуществляется с составлением акта приема-передачи дел, в котором одной стороной является начальник службы делопроизводства организации, а другой — лицо, ответственное за архив, или начальник архива.
Как только архив впервые получил дела от организации, на нее заводится лист фонда.
Заполнение листа фонда
Государственные/муниципальные организации обязаны оформлять листы фонда по форме, оговоренной «Основными Правилами работы архивов организаций», введенными в действие в 2002 году. Частные организации могут использовать свой собственный образец, утвердив его в Инструкции по делопроизводству.
На нашем сайте имеются образец заполнения листа фонда и бланк для скачивания и использования в работе. В листе фонда должны содержаться следующие структурные элементы:
Если нужно внести изменения
В случае если дела утеряны или переданы на постоянное хранение в другой архив, в лист фонда должны быть внесены соответствующие записи. Записи вносятся на основании документов об утере либо о передаче дел фонда.
Как хранить листы фонда
Листы фонда представляют собой каталог дел всех организаций, хранящихся в данном архиве. Подшивке эти листы не подлежат. Их хранят в папке. Для папки составляется заверительная надпись, которая содержит в себе:
При изменении состава фондов надпись составляется заново. Старая никуда не девается и хранится там же постоянно. Сами листы фонда хранятся в архиве также постоянно, до момента убытия дел фонда их архива.
ЛИСТ ФОНДА
Смотреть что такое «ЛИСТ ФОНДА» в других словарях:
лист (архивного) фонда — Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их динамике. [ГОСТ Р 51141 98]… … Справочник технического переводчика
лист — 3.3 лист: Плоское прокатанное изделие прямоугольного поперечного сечения равномерной толщины: холоднокатаное от 0,20 до 12,00 мм включительно, поставляемое в отрезках с обрезанной или обкатанной кромкой; горячекатаное от 3,00 до 25,00 мм… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Лист архивного фонда — 122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Официальная терминология
лист (архивного) фонда — 122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ЛИСТ УЧЕТА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения — Терминология ГОСТ 7.76 96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения оригинал документа: 7.2.16 автор: Лицо, создавшее… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ — согласно параграфу 3.7.15 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – обязательный элемент оформления законченной описи. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Фондирование — (Funding) Фондирование это процесс финансирования активных операций банка Ставка и коэффициент фондирования при расчетах матрицы, целевое фондирование и его источники Содержание >>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора
Банки — I в современном экономическом строе Б. являются высшей формой кредитного посредничества и важнейшими органами вексельного и денежного обращения. Цель банковой деятельности: во первых, создать систему кредита (см. это сл.), которая обеспечивала бы … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Лист фонда
Тип документа: Разное
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 50,0 кб
Лист фонда — сводный документ, опись, позволяющая отразить приход и выбытие дел архива предприятия; один из важнейших документов, необходимых для работы архива.
Принципы работы с архивными документами
Работа любой организации неизбежно сопровождается ведением различного рода документации. Все документы организации подлежат систематизации и учету, в том числе, и для определения срока их хранения.
В зависимости от установленного срока хранения в архивном деле и делопроизводстве принято различать:
Документы первой категории, как правило, имеют историческое, экономическое и т.п. значение и составляют архивный фонд организации, который в свою очередь будет являться составной частью городского или ведомственного архива. Отметим, что не относятся к фондам госархивов документы организаций, не являющихся государственными или муниципальными. Они самостоятельно обеспечивают хранение своих важных документов.
Документы передаются в архив по сводным описям, утвержденным ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива, и по акту приема-передачи дел.
Когда дела конкретной организации впервые поступают в архив, на эту организацию (фонд) заводится лист фонда.
Форма документа
Для составления листа фонда можно использовать как «Основные Правила работы архивов организаций», введенные в действие в 2002 году, так и «Правила организации работы архивов», утвержденные приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015 года.
Содержащиеся в них формы являются идентичными.
Заполнение формы
Согласно вышеуказанной форме, лист фонда должен содержать в себе следующие разделы:
Как правильно внести изменения
Необходимость внести изменения (исправления) в учетные данные листа фонда обусловлена чаще всего изменениями состава фонда (поступление, списание дел) и осуществляется на основании других учетных документов. Например, на основании соответствующих актов в случае утери дел или обнаружения неучтенных документов, которые организация «забыла» предоставить в архив ранее.
Лист фонда также может быть составлен заново. Это допускается в следующих случаях:
»Старый» лист фонда не уничтожается. Он подлежит хранению в деле фонда. На нем делается пометка «Лист пересоставлен… года».
Срок хранения
Листы фонда являются своеобразной картотекой всех фондов, хранящихся в архиве. Их не подшивают, а хранят в папке, сложенными по порядку. Для папки составляется заверительная надпись, содержащая в себе:
Если состав листов изменяется, заверительная надпись переписывается. Старая надпись остается в папке. Хранение листов фонда осуществляется в архиве постоянно, до момента выбытия фонда или ликвидации самого объединенного архива.
Лист фонда что это
2.1.2. Составление и внесение изменений в листы фондов
Лист фонда является обязательным документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на бумажной основе.
Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.
По разделу «Учет описанных документов», графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.
Секретные документы также учитываются в листе фонда.
Составление листа фонда.
Лист фонда впервые составляется:
-при первом поступлении документов фондообразователя в архив;
-при создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи.
При первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений документов в архив. Разделы «Учет неописанных материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение.
При создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.
Акты после составления листа фонда подшиваются в дело фонда ( см. п. 2.1.4. ).
Пересоставление листа фонда.
Пересоставление листа фонда допустимо в следующих случаях:
— при неисправимых повреждения листа фонда
— после переработки архивного фонда;
— при создании объединенного архивного фонда;
— при уточнении истории фондообразователя.
При переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.
В случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего лист фонда.
Внесение изменений в лист фонда.
Изменения в лист фонда вносятся:
— в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.
Акты после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.
Выверка листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.
Лист фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.
К листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов организации.
Карточка фонда. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган управления архивным делом для пополнения Центрального фондового каталога.
С введением автоматизированной системы ведения Центрального фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся на основании листа фонда.
Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.
Лист архивного фонда
«. 122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. «
«ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)
Смотреть что такое «Лист архивного фонда» в других словарях:
лист (архивного) фонда — Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их динамике. [ГОСТ Р 51141 98]… … Справочник технического переводчика
лист (архивного) фонда — 122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
лист — 3.3 лист: Плоское прокатанное изделие прямоугольного поперечного сечения равномерной толщины: холоднокатаное от 0,20 до 12,00 мм включительно, поставляемое в отрезках с обрезанной или обкатанной кромкой; горячекатаное от 3,00 до 25,00 мм… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ЛИСТ ФОНДА — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ЛИСТ УЧЕТА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
АРХИВНАЯ ОПИСЬ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – 1) архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Ленин, Владимир Ильич — Проверить нейтральность. На странице обсуждения должны быть подробности. Запрос «Ленин» перенаправляется сюда; см. также другие значения … Википедия
