Литерные документы что это
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Литерные документы что это
1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.
Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:
— уникальных документов – ежегодно;
— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;
— электронных документов – один раз в 5 лет;
Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.
В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:
— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )
Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.
Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).
Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;
-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.
В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.
Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:
— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);
— с повышенной влажностью;
— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);
— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);
Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.
Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.
Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.
Полистная проверка проводится в целях:
— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;
— выявления отсутствующих листов (документов);
— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);
— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;
— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.
Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:
— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;
— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);
— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)
В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:
— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;
— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;
— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );
— нумерация листов дела при ее отсутствии;
— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );
— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;
— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.
При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска
Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел
фиксируются в листе и акте проверки.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.
В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.
В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.
В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.
В графах 3-4 указываются:
— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 5-6 указываются
— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.
В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.
В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).
При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.
По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.
Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:
— литерных номеров дел,
— пропущенных номеров дел.
Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.
Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.
В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.
Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.
В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.
По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.
Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.
В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.
Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.
Литерные документы что это
1.2.5. Выдача и прием дел (описей и печатных изданий) из архивохранилища
Работники архивохранилища осуществляют выдачу дел (описей и печатных изданий), а также прием их обратно в архивохранилище.
Оформления выдачи дел.
При выдаче особо ценных и уникальных документов, при передаче архивных документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, для реставрационно-профилактических работ в специализированных реставрационных организациях, необходимо письменное разрешение директора или заместителя директора архива.
Архивные документы пользователям в читальный зал или работникам архива для использования в служебных целях выдаются с письменного разрешения заведующего архивохранилищем (руководителя отдела обеспечения сохранности).
В заказе (требовании) должны быть указаны фамилия, и инициалы пользователя или сотрудника архива, цель использования или тема исследования, а также № фонда, описи и единицы хранения (дела), его заголовок и количество листов. Кроме этого в заказе (требовании) в читальном зале расписываются пользователь о получении документов и работник читального зала об их возвращении.
Исполненные сотрудниками архивохранилища заказы (требования) должны быть переданы в читальный зал вместе с выдаваемыми делами и описями, или печатными изданиями, где они будут храниться в личных делах пользователей.
Заказ (требование) на выдачу дел и описей, в том числе копий архивных документов фонда пользования, а также печатных изданий работнику архива для использования в служебных помещениях визируется руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения целесообразности выдачи указанных дел и описей для работы. Храниться заказы (требования) должны в архивохранилище у хранителя фондов в специальной папке до истечения срока их хранения, т.е. 3 года.
В нем можно условно выделить три целевых части: первая часть заполняется в архивохранилище и содержит характеристику направляемых в лабораторию документов и что с ними необходимо сделать (эта часть подписывается работником архивохранилища, передающим документы, и работником лаборатории, принимающим документы); вторая часть заполняется в лаборатории и содержит данные о состоянии принятых документов, категории сложности реставрации и результатах выполненных работ (эта часть подписывается работником лаборатории); третья часть – это оценка проведенных в лаборатории работ по улучшению физического состояния документов (эта часть вновь подписывается работником архивохранилища).
Следует добавить, что в первой части такого заказа, как правило, подробно указывается перечень работ, которые необходимо выполнить, например, реставрация, переплет, брошюровка и т.д. Затем описывается состояние документов, по трем параметрам:
А) характеристика носителя информации (пергамен, бумага и т.п.);
Б) особенность переплета ( кожаный и т.д.);
В) способ нанесения текста и его цветность (типографская печать, машинопись или рукопись и т.п.).
Именно по этим трем параметрам далее в заказе дается характер повреждения: основы, переплета или собственно текста.
Таким образом, заказ служит своего рода «путевым» листом, сопровождающим документы из архивохранилища в лабораторию и обратно, и выполняет контрольную функцию за ходом проведения работ по улучшению физического состояния дел.
Выдача документов сторонним организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках оформляется Актом о выдаче архивных документов во временное пользование
В таком акте должно быть указано основание выдачи, например, гарантийное письмо, договор о проведении выставки и т.п.; с какой целью выдаются документы; какие и в каком количестве документы передаются во временное пользование с указанием названия и номера фонда, номеров описи и единиц хранения, количества листов и особенностей оформления и их физического состояния.
Акт о выдаче документов во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, подписывается двумя сторонами – руководителем архива и руководителем сторонней организации, которой передаются документы во временное пользование, и скрепляется печатями.
При возвращении дел, выданных во временное пользование, заполняется последний раздел акта, где также ставятся подписи руководителей и работников архива и сторонней организации, которые скрепляются печатями.
После такого окончательного оформления акт считается закрытым.
В процессе выдачи дел, описей и печатных изданий из архивохранилища работники определяют место их хранения по топографическим указателям ( постеллажному и пофондовому ), затем производят выемку дел, сверку их архивных шифров (№ фонда, № описи, № ед. хр.) и заголовков на обложке дел, в описи и в заказе (требовании) или заказе, а в установленных случаях еще проводят полистную проверку архивных документов.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии, иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Архивный шифр и заголовок дела на его обложке должны совпадать с данными в описи и заказе (требовании) или заказе.
При наличии большого количества исправлений обложка заменяется (при необходимости сохраняется старая обложка). Правильность заполнения листа-использования проверяется в процессе возврата дел в архивохранилище.
Полистная проверка дел.
Состав дел, которые подлежат строгой полистной проверке, согласовывается на заседании экспертно-методической комиссии, на основе предложений этой комиссии окончательное решение принимается руководством архива.
Обязательная полистная проверка наличия и состояния архивных документов при выдаче и приеме дел из архивохранилища должна проводиться для следующих категорий документов :
— уникальные и особо ценные документы;
— архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
— несброшюрованные архивные документы;
— архивные документы в делах, не выдававшихся ранее из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей.
Обязательной проверке подлежат также дела, в которых содержатся автографы, графические документы, почтовые гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами и марками или иные архивные документы, представляющие интерес для собирателей и коллекционеров.
Аналогичная полистная проверка проводится работником читального зала в делах, которые возвращают пользователи. Таким образом, осуществляется двойной контроль за наличием и состоянием архивных документов в делах в процессе их выдачи и приема.
Оформление листа-заверителя дела.
После проведения полистной проверки работник архивохранилища делает отметку в листе-заверителе.
В листе-заверителе необходимо указать цифрами и прописью сколько листов подшито и пронумеровано, отметить при наличии литерные номера листов (номера, состоящие из цифры и буквы, например, 6а, 18а, 18б) и пропущенные номера листов, а также указать количество листов внутренней описи в деле. Если в деле имеются вложения и приложения, не подлежащие нумерации, то разновидности таких документов и их количество записывается отдельной строкой : «Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ___».
При этом в листе-заверителе обязательно должны отмечаться и такие вложения в дело, как брошюры и иные печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, марки, фотодокументы, карты, гравюры, рисунки, автографы видных деятелей и т.п. Также указываются утраченные части листа и наличие чистых листов в деле.
Оформление контрольного листа.
После оформления листа-заверителя дела сотрудником архивохранилища оформляется контрольный лист. Контрольный лист не предусмотрен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук (М. 2007), но ведётся в ряде государственных архивов по форме, установленной архивом. В контрольном листе указываются: дата выдачи дела, фамилия лица, кому выдаётся дело, количество листов в деле, фамилия сотрудника, выдавшего дело, подпись сотрудника, выдавшего дело.
После того как проведена сверка архивных шифров и заголовков дел с описью, проведена полистная проверка дел (в тех случаях, когда это необходимо) и оформлен лист-заверитель работник архивохранилища заполняет карту-заместитель и подкладывает ее на место выдаваемых из архивохранилища дел и описей.
В карте-заместителе указывают номер фонда, номер описи и номер единицы хранения, которые выданы, а также фамилия лица, которому выданы дела, дата выдачи с подписью и дата возврата с подписью.
В ряде архивов после возвращения дел в архивохранилище в изъятой карте-заместителе зачеркиваются сведения о выдаче и она подкладывается в общую массу таких же, ранее использованных, карт-заместителей. Карты-заместители могут использоваться повторно столько раз, сколько в них имеется свободных граф. Когда в карте-заместителе не останется свободных граф ее можно уничтожить.
Книги выдачи архивных документов (описей, печатных изданий)
Работники архивохранилища в процессе выдачи/приема дел и описей должны сделать также регистрационную отметку в Книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилища. В книге должны быть указаны дата выдачи, номера фонда, описи и единицы хранения, фамилия и подпись лица, кому выданы архивные документы, дата и подпись сотрудника о приеме дел, возвращаемых в архивохранилище.
Такие книги в каждом архивохранилище ведутся раздельно по видам выдачи. Например, ведутся книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал (в ней расписывается в получении архивных документов работник читального зала), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения архива (в ней расписывается работник, получивший архивные документы), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в лабораторию (в ней расписывается работник лаборатории ), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование (в ней расписывается лицо, получившее архивные документы для передачи их во временное пользование), книга выдачи описей из архивохранилища, книга выдачи печатных изданий из архивохранилища.
При возвращении в архивохранилище архивных документов, выданных во временное пользование, в книге выдачи в присутствии пользователя делается отметка об их возвращении.
В тех случаях, когда при возвращении архивных документов обнаружены какие-либо повреждения, составляется акт, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим эти документы. Такой акт составляется в произвольной форме, например, по аналогии с актом о неисправимых повреждениях архивных документов, и направляется на рассмотрение руководства архива.
Ограничение выдачи дел.
Работники архивохранилища должны знать, что не все дела и описи подлежат выдаче.
Не подлежат выдаче, как правило, следующие категории документов:
— архивные документы, имеющие фонд пользования;
— архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;
— архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;
— особо ценные и уникальные документы.
Только в исключительных случаях и с письменного разрешения руководителя архива такие архивные документы могут быть выданы из архивохранилища.
Работники архивохранилища должны контролировать установленные сроки, на которые выдаются архивные документы. Эти сроки определяются целевым назначением выдачи архивных документов или дел. Архивные документы выдаются на срок:
— работникам архива – до 1 месяца ;
— фондообразователям – до 3-х месяцев ;
— судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – до 6-ти месяцев ;
— для экспонирования на выставках – срок определяется договором;
— для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – срок определяется планами работы архива и договорами;
— особо ценные документы – н е более 2-х недель ;
— описи – не более 5-ти дней ;
В исключительных случаях сроки выдачи архивных документов могут быть продлены с разрешения руководства архива.
