asana что это такое
Представляем основные функции Asana
Благодаря используемой в Asana модели данных графика выполнения работ коллективы любого размера могут управлять проектами, программами и процессами любой сложности.
Удобное визуальное представление работы
С помощью Asana любой пользователь, а не только специалист по электронным таблицам, может планировать и структурировать работу удобным для себя образом.
Доски
Систематизируйте работу в виде стикеров и контролируйте задачи на каждом этапе. С помощью досок рабочие процессы можно сделать более прозрачными.
Список
Фиксируйте все этапы работы в рамках проекта или процессы в одном месте с помощью списков дел и управляйте каждым шагом от начала до конца.
Хронология
Формируйте планы проектов на вкладке «Хронология», где можно видеть связи между задачами и держать всё под контролем, даже когда планы меняются.
Календарь
Просматривая работу на календаре, можно легко выявлять свободное время и перегрузки и быстро вносить коррективы.
Доски
Систематизируйте работу в виде стикеров и контролируйте задачи на каждом этапе. С помощью досок рабочие процессы можно сделать более прозрачными.
Список
Фиксируйте все этапы работы в рамках проекта или процессы в одном месте с помощью списков дел и управляйте каждым шагом от начала до конца.
Хронология
Формируйте планы проектов на вкладке «Хронология», где можно видеть связи между задачами и держать всё под контролем, даже когда планы меняются.
Календарь
Просматривая работу на календаре, можно легко выявлять свободное время и перегрузки и быстро вносить коррективы.
Управление проектами
Управляйте проектами от начала до конца. Когда все ваши проекты ведутся в Asana, вы всегда знаете, кто, что и к какому сроку делает.
Систематизируйте работу, ведущуюся в рамках инициатив, совещаний и программ, в форме проектов с общим доступом, представленных в виде списка или Канбан-доски.
Разделяйте работу на легко управляемые части, которыми будете заниматься вы и ваши коллеги.
Разделяйте задачи на более мелкие части или показывайте дополнительные действия, которые нужно произвести, чтобы выполнить основную задачу.
Представляйте важные контрольные точки проекта визуально. Это позволит отслеживать ход работ и предоставлять информацию о нём.
Назначайте задачам исполнителей, чтобы все знали, кто за них отвечает.
В любых проектах группируйте задачи в разделы, например, по рабочим процессам или типам работ, и чётко систематизируйте их.
В Asana можно отслеживать не только задачи. Названия, типы и значения полей можно изменять, что позволяет создавать поля для любой информации, которая важна для вашего рабочего процесса.
Сроки и время выполнения
Укажите дату и время выполнения, чтобы все видели один и тот же срок вне зависимости от своего часового пояса.
Устанавливайте даты начала работы над задачами, чтобы не было никаких авралов.
Добавляйте файлы с компьютера, из Dropbox, Box или Google Диска в любую задачу или беседу. Файлы можно просматривать в отдельных задачах или на уровне проекта.
Установите стандартный процесс подачи заявок на выполнение работ с помощью простых в заполнении форм.
Автоматизируйте важные действия в рамках рабочих процессов с помощью правил, чтобы сотрудники ничего не упускали.
Выражайте благодарность, одобрение или голосуйте за задачи с помощью отметок «Нравится».
Сделайте процессы согласования простыми и понятными, чтобы все знали, что, когда и как нужно согласовывать.
Предоставьте сотрудникам всю необходимую информацию о работе и контекст в одном месте. Делитесь важными ресурсами, обновлениями статуса и многим другим.
Составляйте проектные задания в Asana с помощью этого текстового редактора. Опишите объём работ, предысторию и другие детали.
Синхронизация задач из разных проектов
Разместите одну задачу в нескольких проектах, чтобы контролировать разные аспекты работы, не выполняя одни и те же действия дважды.
С помощью зависимых элементов легко понять, к каким задачам можно приступать, а какие требуют выполнения других задач.
Создавайте собственные шаблоны проектов, позволяющие сотрудникам с лёгкостью начинать работу.
Не тратьте время на повторное создание стандартных рабочих процессов своего коллектива.
Представления и отчёты
Функции отчётов позволяют с лёгкостью контролировать состояние работы и узнавать, что происходит во всей организации.
Здесь можно систематизировать свои ежедневные задачи и работу в проектах, а также определять её приоритет.
Отслеживайте сочетаемость разных частей проекта и держите всё под контролем по мере внесения изменений.
В реальном времени получайте информацию о загруженности сотрудников во всех проектах и переназначайте задачи, чтобы работа выполнялась в срок.
Отслеживайте статус всех своих проектов в реальном времени, контролируйте работу над инициативами и сообщайте коллегам актуальную информацию.
Устанавливайте цели компании в Asana и связывайте их с работой, направленной на достижение результата, а затем контролируйте её ход.
Автоматически получайте актуальную информацию о важных для вас проектах, беседах и задачах.
В реальном времени получайте данные о проектах в одном месте. Настраивайте диаграммы, позволяющие видеть, где работы заблокированы или отстают от графика.
В Asana могут успешно работать все коллективы. Узнайте больше о специальных возможностях.
Просмотр любых списков задач на календаре позволяет чётко видеть сроки выполнения.
Быстро находите нужные материалы в галерее, где приведены все приложенные к проекту файлы.
Составляйте отчёты по критериям, имеющим наибольшее значение для вашего коллектива. Сохраняйте отчёты и контролируйте работу по всем проектам, исполнителям, настраиваемым полям и многому другому.
Оценивайте загруженность сотрудников, просматривая назначенные им задачи. Вы сможете видеть всё, что вам предоставлено, а также всё, что доступно вашей организации.
Если хотите разложить свои данные по полочкам, экспортируйте их в файл CSV или JSON.
Взаимодействие разных групп на пути достижения целей
Задачи могут находиться в нескольких проектах, благодаря чему их могут отслеживать участники разных инициатив. Портфели и функция «Загрузка» позволяют группам видеть, как их работа способствует реализации инициатив компании.
Элементы управления администратора
Создавайте группы и управляйте их настройками, чтобы у всех был доступ к нужной информации.
Формируйте группы по принадлежности к отделу, должностным обязанностям, участию в проектах или любым другим критериям. Коллеги по группе используют общий календарь и беседы, а сами группы могут быть закрытыми или доступными всем в организации.
Работайте в Asana с поставщиками, подрядчиками и партнёрами. Предоставьте им гостевой доступ к нужным проектам и беспрепятственно взаимодействуйте в их рамках.
Разрешения и настройки конфиденциальности
Ограничивайте доступ к любому проекту, формируйте скрытые группы для конфиденциальной работы или создавайте общедоступные группы и проекты, видимые всем в организации.
Проекты, доступные только для комментирования
Блокируйте проекты, включив режим «Только комментарии». После этого в них можно будет делиться информацией с коллегами, не беспокоясь о том, что она может быть случайно изменена.
Назначайте администраторов организации, которые могут добавлять и удалять участников, управлять ими и их настройками, а также задавать требования к сложности паролей. Клиенты, имеющие версию Enterprise, получают возможность использовать SAML и API администратора.
С лёгкостью экспортируйте или удаляйте данные из Asana, а также создавайте резервные копии своих данных на отдельном сервере. Клиенты, использующие версию Enterprise, также могут ожидать доступность системы на уровне 99,9% в соответствии с соглашением об уровне обслуживания.
Обмен информацией
Привяжите обмен информацией к группам, проектам или задачам, чтобы все сотрудники точно знали, на каком этапе находится работа.
Комментарии к задачам
Уточняйте, что нужно сделать, непосредственно в комментариях к задачам, а также @-упоминайте коллег либо другие связанные задачи или проекты.
Добавляйте коллег в список отслеживающих, чтобы они были в курсе работы по задаче и получали уведомления с актуальной информацией.
Эта функция позволяет представлять данные из Asana в виде диаграмм и других визуальных элементов, наглядно демонстрирующих ход работ над проектом.
В Asana можно отправлять личные сообщения людям, а также сообщения в проекты и группы.
Беседы в рамках проекта
Обсуждайте ход работ по проекту, чтобы поддерживать набранный темп.
Беседы в рамках группы
Создайте пространство для всех бесед и объявлений группы.
Мобильное приложение
Наши приложения для Android и iOS позволят вам быть в курсе происходящего даже в пути.
Отслеживайте работу и оставайтесь в курсе происходящего в любом месте. Как и в веб-приложении, вы можете создавать задачи и проекты, вести беседы о них и получать актуальную информацию о ходе работ, когда вы в сети или отключены от неё.
Обладатель награды Google Material Design Award, наше приложение для Android позволяет создавать задачи и проекты, участвовать в выполнении работы, вести беседы, а также получать актуальную информацию прямо на своём устройстве.
Интеграции
Подключите Asana к другим инструментам, которыми вы пользуетесь. Это позволит контролировать всю работу в одном месте и экономить время.
Получите доступ к данным в Asana для автоматизации и полной интеграции с другими используемыми вами средствами формирования отчётов.
Dropbox, Google Диск и Box
Прикрепляйте всё, что нужно, непосредственно к задачам с помощью встроенного средства выбора файлов.
Публикуйте уведомления об изменениях задач Asana в канале Slack. Из Slack задачи также можно создавать, изменять и завершать.
Отправка сообщений электронной почты в Asana
Отправляя или пересылая сообщения электронной почты в Asana, можно создавать задачи или начинать беседы, чтобы не терять важную информацию.
Свяжите фиксацию изменений в GitHub с задачами, чтобы все сотрудники были в курсе последних модификаций кода.
Создавайте диаграммы Ганта на основе проектов Asana и планируйте графики проектов визуально, указывая зависимость задач друг от друга.
Отслеживайте время, потраченное на выполнение любой задачи, не покидая Asana.
Сопровождение и поддержка клиентов
Наши службы поддержки и сопровождения клиентов ответят на вопросы и помогут создать рабочие процессы организации любого размера, чтобы обеспечить её успешную работу.
Опытные специалисты нашей службы поддержки всегда готовы ответить на любые вопросы и помочь решить проблемы. Вы также можете воспользоваться руководством по Asana, содержащим пошаговые инструкции и обучающие видеоролики.
Поддержка уровня Premium
Получите доступ к таким образовательным ресурсам, как вебинары и записи курсов обучения, а также к форуму сообщества от службы сопровождения клиентов. Кроме того, вам будет оказываться приоритетная поддержка.
Поддержка уровня Enterprise
Выделенный менеджер по сопровождению клиентов поможет перенести ваши рабочие процессы в Asana, проведёт персональное обучение и окажет другие услуги. Кроме этого, все ваши запросы в службу поддержки будут гарантировано обрабатываться в течение двух часов.
Более качественная работа
Узнайте, почему миллионы людей из 190 стран мира используют Asana.
Самый простой способ управления проектами и задачами группы
Зачем нужна Asana? Потому, что только модель Asana по графическому представлению рабочих данных обеспечивает коллективы всем необходимым для координации действий, соблюдения сроков и достижения целей.
Никаких помех на пути к цели
Все ваши проекты будут успешными. Планируйте каждый шаг и организуйте все аспекты работы в одном месте.
Вся рабочая информация всегда под рукой
Моментально оценивайте статус работы, определяйте дальнейшие действия и делайте всё необходимое, чтобы работа шла по плану.
Всё точно в срок
Создайте план, показывающий взаимосвязи между различными частями проекта, на вкладке «Хронология». Он поможет вам работать по графику с учётом вносимых изменений.
Всесторонний контроль работы
Будьте в курсе состояния работ, которые выполняет ваш коллектив. Контролируйте прогресс по всем проектам. Мгновенно устраняйте проблемы. И делайте всё вовремя, причём всё это в одном месте.
Выполняем работу, которую вы терпеть не можете
Не тратьте время на рутинные задачи. Пусть о них позаботятся функции автоматизации. Упрощайте рабочие процессы, сокращайте количество ошибок и тратьте сэкономленное время на решение более важных проблем.
Оптимизация запросов на работы
Создайте стандартную процедуру получения необходимой информации с помощью форм. Заявителям будет удобно составлять запросы на работу, а ваш коллектив сразу получит всё, что нужно для её выполнения.
Общее представление о ситуации
Управляйте временем, просматривая работу на календаре. С лёгкостью выявляйте свободные периоды и перегрузки и быстро вносите коррективы.
Статус ключевых инициатив в реальном времени
Отслеживайте ход выполнения всех своих проектов в реальном времени с помощью портфелей, которые позволяют превентивно реагировать на риски и держать заинтересованных лиц в курсе событий.
Контроль загрузки коллектива
Отслеживайте загруженность всех сотрудников, задействованных в проектах, в одном представлении. Следите за тем, чтобы ни у кого не было переизбытка или недостатка работы, а инициативы выполнялись по плану.
Всё связано воедино
С помощью более 100 интеграций электронную почту, заявки и многое другое можно перенести в Asana, чтобы собрать всё в одном месте.
Чем бы вы ни занимались, это можно делать в Asana
Отслеживайте цели компании и вехи на пути к ним, чтобы каждый участник понимал, как его работа влияет на общую ситуацию.
С лёгкостью запускайте новые продукты за счёт того, что все группы точно знают, кто, что и к какому сроку делает.
Управляйте всеми меняющимися элементами своей маркетинговой кампании в одном месте и делайте всё точно в срок.
Стандартизируйте процесс подачи ИТ-запросов, чтобы их можно было обрабатывать легко и без задержек.
Отслеживайте цели компании и вехи на пути к ним, чтобы каждый участник понимал, как его работа влияет на общую ситуацию.
С лёгкостью запускайте новые продукты за счёт того, что все группы точно знают, кто, что и к какому сроку делает.
Управляйте всеми меняющимися элементами своей маркетинговой кампании в одном месте и делайте всё точно в срок.
Стандартизируйте процесс подачи ИТ-запросов, чтобы их можно было обрабатывать легко и без задержек.
Контроль самых важных аспектов
Отслеживайте наиболее важную для вашего коллектива или компании информацию с помощью настраиваемых полей, чтобы всегда держать её в центре внимания.
Не надо изобретать колесо
Чтобы проекты всегда чётко выполнялись, преобразуйте распространённые рабочие процессы в шаблоны и предоставьте их своим сотрудникам.
Предоставление информации нужным людям
Делайте группы и проекты закрытыми, создавая тем самым безопасное пространство для конфиденциальной работы.
Контроль над данными
С лёгкостью управляйте учётной записью своей группы в Asana, обеспечивайте соблюдение мер безопасности, принятых в организации, и отслеживайте, как сотрудники из вашего коллектива пользуются Asana.
Приступайте к работе уже сегодня
Если вы в состоянии составить список или отправить электронное письмо, то вы можете пользоваться Asana. Создать группу действительно очень просто.
Как Asana упрощает работу с командой, документами и приносит больше профита
Asana создана для ленивых, но влюбленных в порядок. Знакомство с ней длится 10 минут, чтобы уже завтра КПД вашей команды вырос как минимум на 30%. Да, и тут есть радужные единороги, йети и котики. 
▍80% успеха кроется в деталях
Столько же рабочего времени уходит на организацию рабочих процессов. Решение в автоматизации — порядок даст вам больше времени для творчества и интеллектуальной работы и положительно скажется на результатах работы. Не важно, сколько человек в вашей команде. Разбираться с ежедневными задачами ощутимо легче, даже если вы трудитесь в паре.
Большинство из вас наверняка слышали или даже работают в Trello и Basecamp. Asana менее известна, но у нее функционал шире, нежели у популярного Basecamp, при этом она сохраняет понятный интерфейс, в отличие от Trello.
▍Об управлении задачами
Основу системы разработала команда российского агентства DAN: строгие алгоритмы поведения придумал директор DAN Игорь Чаркин, а с использованием на практике меня познакомил Илья Кравченко. Мы работали тогда с Basecamp. Перейдя на Asana, я меняла принципы работы на основе опыта и стандартных предложений команды Asana.
Главные правила работы с Asana
В инструкции ниже курсивом выделены подсказки и уточнения об особенностях приложения. Опустите эти детали при первом чтении, но вернитесь к ним, если захотите попробовать работать с Asana. В конце — пару секретов о том, как вызвать волшебного единорога или котиков, поменять тему под настроение или отсыпать немного смайликов в тексты.
Так выглядит главная страница приложения для пользователя. Перед вами рабочий стол. Каждый пользователь получает сразу два рабочих стола: один для работы в команде, другой для личных проектов и задач.
Создавайте другие рабочие столы, меняйте названия старых и выбирайте, кого из пользователей пригласить: на бесплатном аккаунте вам доступно 14 приглашений. Рабочий стол нельзя удалить. Он пропадает, когда все до одного пользователи покинули его. Если создатель рабочего стола покинул его, но хотя бы один пользователь остался в нем, рабочий стол продолжает функционировать. Чтобы вернуться к нему, запросите приглашение от пользователей, у которых остался доступ к этому столу.
Меню слева. Можно свернуть, кликнув на крестик рядом с логотипом Asana.
Основные понятия в нашей системе Asana (в порядке иерархии)
Название бренда или компании, с которыми вы работаете (projects в Asana). Форму организации в виде ООО и ЗАО пишите после названия компании, чтобы легче ориентироваться. Самой первой в списке перед брендами идет Wiki, в которой собраны образцы, формы, гайды и документы вашей компании или агентства.
Существует три стадии работы с брендом, различающиеся по цвету: желтый Pre Sale (проекты в стадии обсуждения), зеленый In progress (активные текущие проекты) и серый Archive (закрытые проекты). Вверху удобнее держать бренды с зеленой отметкой. Перетаскивать можно мышкой.
Добавьте бренд, с которым чаще всего работаете, в «избранное», чтобы не искать его в списке.
Проект (оформляется в Asana как основная задача в списке) — название рабочего проекта, которым вы занимаетесь для конкретного бренда. Например, рекламная компания в SMM или разработка приложения.Перед первым проектом идут связанные с брендом и проектами бренда документы: договоры, соглашения, контракты и т.д. Затем идут проекты по срочности.
Как разделять на такие секции или списки, показывают здесь.
В описании к проекту указана необходимая для работы информация.
У каждого проекта есть:
Задача — название конкретного процесса, который необходимо выполнить в рамках рабочего проекта. Например, написать текст для постов в SMM, сделать макет приложения и т.д. Каждая задача закреплена за тем пользователем, который ею занимается в данный момент. У каждой задачи проставляется текущий рабочий день как дедлайн. По окончанию рабочего дня ответственный по задаче переносит дедлайн на завтрашний день, указывая в комментарии к задаче причину и статус.
Проект или задача могут принадлежать к нескольким брендам одновременно: как тут. На практике чаще всего речь о формах и образцах документов и файлах. Например, это может быть форма для создания календаря публикаций в SMM, универсальная для всех проектов.
Как оформить нового клиента, проект и задачу в 4 шага
1. Допустим, вы получили подтверждение о начале работ с новым клиентом. Добавляем сразу в Asana новый бренд и определяем, кто будет работать с ним — вся команда или только вы.
2. Создаем разделы для документов и проектов. Добавляем документы. Правильно записываем названия проектов.
3. Оформляем описание проекта, задаем дату и ответственного проект-менеджера. Добавляем в подписчики к проекту людей, которые будут следить за проектом или участвовать в нем в какой-то момент времени.
4. Работы по проекту разделяем на задачи, правильно оформляем названия задач (как на фото выше).Сначала к каждой задаче добавляем четкое описание, затем проставляем дату и ответственное лицо. Добавляем в подписчики людей, которые будут следить за задачей или участвовать в работе над ней в какой-то момент времени.
Если задача срочная, добавляем ярлык «Срочно». Есть другие ярлыки, обозначающие названия отделов, чьи сотрудники работают над задачей. Так руководителям отделов удобно в любой момент увидеть, чем заняты их сотрудники.
Подробнее об отдельных элементах и характеристиках задач и проектов
▍Дата проекта или задачи
Для проекта это дедлайн (промежуточный или финальный).
Для задачи это дата текущего рабочего дня или дата, когда задача снова будет актуальна. С текущего дня задача переносится на следующий только с указанием статуса в комментарии.
Дополнительные функции для даты: возможность указать точное время или период, после которого задача снова будет актуальна (например, каждую неделю в понедельник задача запуска email рассылки становится актуальной).
▍Ответственный за проект или задачу
Это единственный пользователь, который ведет проект или выполняет задачу. Если в течение рабочего дня пользователь не выполняет задачу, то указывает причину в комментарии к ней и меняет ее дату (переносит на следующий день или на другую дату, если задача теряет актуальность). У задачи может быть только одно ответственное лицо, но другие пользователи подписываются на нее, чтобы следить за изменениями в новостной ленте или через почту.
Так определяется круг лиц, отвечающих за исполнение работы в срок. В первую очередь, это менеджер проекта, которые следит за процессами по проекту, а во вторую очередь, это конкретные исполнители, за которыми закреплены задачи проекта: дизайнеры, программисты, копирайтеры и т.д.
Ситуация, когда ответственного нет: возможна, только если речь идет о корпоративных гайдах, инструкциях, образцах документов.
▍Описания к проектам и задачам
Для проекта в описании указаны контакты менеджера проекта и дедлайны, прикрепляется бриф. Для задачи в описание добавляется краткое и четкое описание того, что требуется получить в результате, и дедлайн, прикрепляются рабочие материалы.
Формируются по следующему правилу: короткое и ясное название объекта задачи и название компании или бренда.
Правильно: «Тексты для SMM / Рога и копыта ООО»
Неправильно: “разработка текстов для SMM / Рога и копыта” или“написать тексты для SMM / ООО Рога и копыта”
Это важно для корректного отображения задачи в вашем почтовом ящике, куда Asana присылает уведомления о задачах и проектах.
При работе с Asana можно к проектам и задачам прикреплять различные файлы: загружать их напрямую с компьютера или добавлять из Google Drive и Dropbox-а, которые интегрированы в Asana.
▍О пользователях и их полномочиях (доступ к задачам/проектам)
В Asana два типа допуска: полный и гостевой.
Полный доступ предоставляется проект-менеджерам, аккаунтам, руководителям.
Гостевой — доступ пользователя к конкретной задаче или проекту. Пользователь с гостевым доступом не видит обсуждений. Гостевой доступ предоставляется исполнителям (сотрудникам вашей или сторонней компании, фрилансерам) или клиенту. Человек, получивший приглашение (доступ) по электронной почте, не обязан регистрироваться — он отвечает на данное письмо, внутри которого видна задача и комментарии к ней, и его ответ на письмо станет комментарием в данной задаче в Asana. В дальнейшем о всех изменениях по задаче он будет получать оповещения по почте.
Это хорошая функция, если клиенту необходимо следить и давать комментарии по задаче, но он не хочет регистрироваться в Asana.
Под проектами и задачами есть комментарии — они используются для указания статуса проекта или задачи. В комментарии используется автозаполнение через @ чтобы отметить людей, документы, обсуждения, задачи и проекты. Ссылка на обсуждение в комментарии не будет видна тем, у кого гостевой доступ.
Удобно использовать, чтобы обсуждать рабочие вопросы. В обсуждениях участвуют только пользователи с полным доступом (не клиент и не исполнители).
Попробуйте использовать мессенджер. Идеально подойдет Slack. У него есть интеграция с приложением Asana: выбираете канал, добавляете в него всех пользователей, которые работают над проектом или его задачей, указываете, оповещения о каких изменениях в проектах и задачах будет присылать вам бот Asana, пока вы переписываетесь с командой. Задачу или проект можно представить в виде ссылки и поделиться ею в чате. Slack представлен в двух версиях: легкое мобильное приложение и веб-приложение.
Многим удобно работать с ярлыками. У нас используется основной ярлык: “Срочно”. Он помогает следить за горящими задачами.
Есть дополнительные ярлыки, связанные с отделами агентства, которые в тот или иной промежуток времени работают над проектом. У каждой задачи проставляется ярлык отдела, чей сотрудник несет за нее ответственность в текущий момент. Так руководители отдела могут следить за тем, кто из их сотрудников и чем занят.
Нам нужны два вида календаря.
Личный календарь пользователя: в верхнем меню вкладка My Tasks > Calendar. Здесь видны все задачи пользователя, к которым привязаны даты.
Общий календарь команды (в меню слева). В нем отражаются даты по всем задачам и дедлайны по всем проектам, вместе с указанием ответственных лиц. Удобно для аккаунтов и руководителей.
Любой календарь можно синхронизировать с календарем Google или Apple. Как это сделать, показано тут.