docflow что это такое
Docflow системы
Современный бизнес сложно представить без использования систем электронного документооборота. Большая часть компаний уже внедрила подобные системы в свою работу, и доля таких компаний постоянно возрастает. Высокая популярность системы Docflow связана с тем, что она построена по российским стандартам делопроизводства и документационного обеспечения.
Что такое Docflow
Проект Docflow создан в 1995 году, с тех пор он постоянно развивается. Его востребованность связана с тем, что внедрение систем электронного документооборота (СЭД) становится необходимостью, без применения новых технологий невозможно эффективное развитие бизнеса. Компании используют СЭД для решения следующих задач:
Компания Forward Telecom помогает с Docflow системой, это наиболее эффективный способ внедрения электронного документооборота. Система реализована на SharePoint, что обеспечивает взаимодействие сотрудников друг с другом во время работы над документами. В качестве базовой платформы используется SharePoint Server 2016 или SharePoint Server\Foundation 2013, при этом отсутствуют известные ограничения, в Docflow используются специальные настройки для расширения функциональности.
Особенности системы
Демонстрация Docflow системы показывает все её особенности и преимущества перед другими способами внедрения электронного документооборота. В первую очередь, эта система полностью готова к использованию, на полный запуск потребуется несколько дней.
Docflow представляют собой готовую методологию автоматизации делопроизводства, которая выходит за традиционные рамки документационного обеспечения. Она позволяет управлять электронными документами (в том числе, неструктурированными), деловыми процессами, договорами, совещаниями, а также взаимодействовать с клиентами и выполнять различные канцелярские операции. Всё это при относительно доступной стоимости Docflow системы, благодаря чему она активно используется в малом и среднем бизнесе, а не только на крупных предприятиях.
Система содержит в себе множество компонентов и различных инструментов. Например, реализована возможность выполнения различных действий с документами через обычный веб-браузер, что значительно упрощает работу многих сотрудников. Это делает проще и обслуживание, ведь пропадает необходимость установки большого количества программного обеспечения. Универсальный инструмент интеграции позволяет загружать документы из Галактики, 1С и других ERP-систем.
Наличие единой базы данных и системы идентификации документов предотвратит вероятность утечек и потерь важной документации. На бумажную копию можно нанести, который поможет быстро найти электронную версию.
Forward Telecom выполнит демонстрацию Docflow системы, чтобы клиент мог понять все её достоинства на наглядных примерах. Электронный документооборот сам по себе способен заметно оптимизировать работу компании, однако выбор эффективной системы и правильное её внедрение улучшит показатели в разы.
Достоинства Docflow систем
В настоящее время практически отсутствуют компании, в которых бы совсем не применялся электронный документооборот. Бизнес по достоинству оценил, насколько эффективен такой подход к обработке и хранению документов. Внедрение системы Docflow обладает следующими преимуществами:
Систему характеризует отличная масштабируемость. Она в равной степени подходит для малого бизнеса и для крупных компаний, где десятки тысяч пользователей хранят миллионы документов. Иногда возникают ситуации, когда необходим обмен документами между разными организациями, при этом они применяют разные системы электронного документооборота. При использовании Docflow это не является проблемой. Система обеспечивает полную безопасность, применяются сертифицированные средства криптографической защиты.
Внедрение электронного документооборота следует доверить профессионалам, обладающим должным уровнем компетентности. Чтобы добиться максимальной эффективности, нужно настроить систему под нужды конкретной компании, это важно. Также необходимо правильно рассчитать бюджет. Стоимость Docflow системы не так высока, но не стоит забывать о выполнении работ по её внедрению. Впрочем, затраты окупятся в скором времени благодаря оптимизации работы компании.
Управление электронными документами на платформе SAP ®
Российская компания Докфлоу Бест Практис существует на рынке 15 лет и занимается разработкой программных решений для управления электронными документами на платформе SAP. На сегодня под маркой DFS мы выпустили свыше 30 решений для управления электронными документами. Решения DFS работают более чем у 50 клиентов компании в России, Украине, Казахстане и Беларуси. Каждое из решений DFS — синтез глубокого знания дела, кропотливой работы над деталями и жесткого контроля.
НАШИ РЕШЕНИЯ
НАШИ РЕШЕНИЯ
ИНТЕГРАЦИЯ SAP ERP С
СИСТЕМАМИ ОПЕРАТОРОВ ЭДО
АВТОМАТИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ
ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОБМЕН ТРАНСПОРТНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ В SAP-СИСТЕМЕ
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ И
ШИФРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Услуги компании
Диверсифицированный портфель решений и услуг, а также глубокая технологическая экспертиза позволяет компании Докфлоу Бест Практис выступать исполнителем проектов любой сложности в области электронного документооборота на платформе SAP. Компания предлагает своим клиентам следующие виды услуг:
Докфлоу Бест Практис предлагает клиентам как отдельные услуги и продукты, так и комплексные решения технологических и бизнес задач в различных сферах, учитывая отраслевую специфику и профильные стандарты. Для оказания услуг используется современная материально–техническая база, новейшие передовые методики и технологии, а также профессиональная команда.
Наши преимущества
Качество превыше всего
Компания Докфлоу Бест Практис считает своим главным приоритетом качество во всем, что мы создаем для наших клиентов.
Уникальная экспертиза
Докфлоу Бест Практис целенаправленно развивает ключевые направления, которые являются уникальными либо слабо представлены на российском рынке.
Технологическое лидерство
Мы нацелены на применение самых передовых продуктов и технологий в реализуемых проектах.
Атмосфера сотрудничества
Работая с заказчиками и партнерами мы уделяем значительное внимание определению взаимных целей и задач, построению равных профессиональных отношений между сторонами.
Эффективность
Мы постоянно думаем над тем, как оптимизировать технологические решения для снижения требований в объеме инвестиций, сокращения временных затрат на реализацию проекта.
Новости
Наша компания выпустила новый программyый продукт DFS TRN Solution КАК ЧАСТО ВЫ ЗАДАЕТЕ СЕБЕ
DFS Card Generator прошел проверку SAP ABAP Security Code Scan Assessment 20 апреля 2021
Нашей компании исполнилось 15 лет и в честь юбилея мы всем дарим скидку 15%
Docflow что это такое
IS-DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.
DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
• регистрация документов — позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
• электронный документооборот — позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
• контроль исполнительской дисциплины — предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.
Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
• настроиться на организационную структуру любой сложности;
• реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
• создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
• создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
• настраивать удобный режим автоматического напоминания;
• создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
• использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
• выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
• подключать дополнительные модули отчетов;
• создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
• настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.
Связь с почтовыми серверами предоставляет возможность рассылки сообщений и документов из системы IS-DocFlow через почтовый сервер всем клиентам, имеющим аналогичную систему.
Основным назначением системы IS-DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является:
1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений. Формирование сводных отчетов и журналов позволит составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.
Основная функциональность системы IS-DocFlow реализуется с использованием следующих основных подсистем (рис. 1).
Сервер криптографирования и электронной цифровой подписи обеспечивает возможность генерации ключей, их протоколирование для последующего применения электронно-цифровой подписи. Хранение документов и интеграция с офисными приложениями обеспечивает хранение электронных документов, созданных приложениями MS Office (*.doc, *.xls и др. как бинарный массив в централизованном хранилище данных), и интегрированный вызов соответствующего приложения.
Традиции западного делопроизводства отличаются от наших и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
• отсутствие централизованного в рамках всего предприятия контроля;
• регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов на предприятии, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.
Анализ действующих систем позволил выделить три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.
Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонент. Опыт наших разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод — наиболее распространенными являются следующие специализированные системы СЭД E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES (таблица 1).
Проведенные исследования показали, что прикладное программное обеспечение СЭД должно включать следующие ключевые компоненты:
• систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой;
• систему управления хранения документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом предприятий;
• набор стандартных бизнес-приложений, используемых сотрудниками предприятий для подготовки документов, текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов.
Для изучения возможностей оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах необходимо структурировать, с учетом достоинств и недостатков существующих программных продуктов, пути совершенствования систем электронного документооборота.
DocTrix DocFlow
Содержание
DocTrix DocFlow стала доступна в облаке
28 июня 2017 года компания I-Sys заявила о выпуске системы электронного документооборота DocTrix Docflow на платформе MS SharePoint в виде сервиса. Разработчики решения надеются, что автоматизация любых бизнес-процессов станет доступна и предприятиям малого бизнеса.
Сервисная модель продажи подразумевает возможность установки решения, как в облаке, так и на серверах заказчиков. Они получат возможность оформить подписку на сервис с ежемесячной или ежегодной оплатой, исходя из требуемого числа пользователей.
DocTrix DocFlow as Service подходит для MS SharePoint 2013/2016 и не имеет ограничений по функционалу в сравнении со своим старшим братом, выпускаемым компанией i-Sys по модели on premise. А значит, заказчики получат кроме основных функций электронного документооборота также и среду, которая позволяет без единой строчки кода автоматизировать бизнес-процессы любой сложности, без привлечения подрядчиков и программистов.
Основные свойства системы
Функциональные возможности DocTrix DocFlow ориентированы на обеспечение потребностей как крупных холдинговых компаний с развитой организационной структурой, так и компаний среднего и малого бизнеса. За счет предоставления готового набора процессов документооборота и полноценного BPM-решения для автоматизации различного рода заявок, компании могут сконцентрироваться на своих первостепенных задачах.
Релиз DocTrix Docflow
8 февраля 2017 года компания i-Sys Labs представила релиз системы электронного документооборота DocTrix Docflow на платформе Microsoft SharePoint.
Изменения затронули интерфейс системы, процессы работы с документами и почтовые уведомления. За счет сделанных изменений работа с системой стала удобнее и интуитивно понятнее.
В списках документов появились дополнительные группировки по годам, что позволяет просмотреть все документы за определенный период без использования специальных фильтров. Группировка происходит автоматически, чем экономит время и упрощает работу.
Стала удобнее работа с задачами, ранее делегированными другим сотрудникам.
Помимо разработки возможностей, i-Sys Labs улучшила существующий функционал:
Активно разрабатываются новые возможности конфигурирования бизнес-процессов.
2016: DocTrix DocFlow модернизирована
12 апреля 2016 года компания i-Sys сообщила о расширении возможностей системы электронного документооборота DocTrix DocFlow.
СЭД DocTrix DocFlow стала доступна на русском и английском языках.
DocTrix DocFlow 2013
DocTrix DocFlow 2013 – обновлённый функционал и эргономика. В данной версии учли опыт многих проектов и пожелания наших Заказчиков, сделав СЭД более совершенной. Среди ключевых изменений можно выделить улучшение модуля контроля исполнения задач и поручений, развитие модуля протоколов совещаний, расширение механизмов согласования документов и мониторинга обработки документа. В новой версии создан полноценный модуль управления контрагентами, включая расширение справочника и другие функции. За счёт новых возможностей платформы DocTrix улучшена эргономика карточек документов и задач, а также личного кабинета пользователя.
DocTrix DocFlow 2010
DocTrix DocFlow автоматизирует полный цикл работы с документами: от момента их регистрации в системе до передачи в архив. Кроме стандартных функций, DocTrix DocFlow может обеспечить работоспособность уникальных бизнес-процессов отдельных подразделений предприятия в единой информационной среде.
Источник картинки: сайт производителя doctrix.ru
Система электронного документооборота разработана на базе DocTrix Platform 2010, с применением графического редактора бизнес процессов Nintex Workflow 2010, что позволяет быстро адаптировать её под бизнес-процессы Заказчика.
Источник картинки: сайт производителя doctrix.ru
Модульный принцип организации системы и широкие возможности по её настройке позволяют с одинаковой эффективностью автоматизировать процессы делопроизводства как крупных государственных и холдинговых структур, так и небольших коммерческих компаний.
Конкурентные преимущества DocTrix DocFlow 2010:
Работа с документооборотом¶
В предыдущей статье было описано, как отправлять отчет в налоговый орган. В этой статье рассмотрим завершение документооборота с налоговым органом: как получить документооборот, проверить его статус, получить входящие документы от контролирующего органа и сформировать ответный документ.
Что такое документооборот?
Документооборот (ДО) — это обмен юридически значимыми документами между организацией и контролирующим органом (КО).
ДО характеризуется типом и статусом и появляется после отправки черновика или при поступлении входящего запроса к организации от контролирующего органа.
Рассмотрим работу с документооборотом после отправки черновика отчета в ФНС. Когда вы поймете как работать с отчетом в ФНС, вам станет проще понимать процесс работы с другими типами документооборотов.
Основные понятия¶
Прежде чем перейти к алгоритму действий изучите процесс смены статусов ДО в зависимости от поступающих документов. А также ознакомьтесь с описанием документов в документообороте с ФНС.
Если обобщить простыми словами, то в документообороте можно выделить три категории документов:
У документооборота с ФНС типа декларация (urn:docflow:fns534-report) возможны следующие статусы:
Особенности работы с документооборотом¶
Таким образом, работа с документооборотом — это:
Порядок работы с документооборотом после отправки черновика¶
Запрашиваем статус документооборота. Ожидаем значение статуса «Отправлен» и получения подтверждения даты отправки.
Формируем и отправляем ответный документ.
Запрашиваем статус документооборота. Ожидаем значение статуса «Доставлен» и появления извещения о получении либо сообщения об ошибке.
Запрашиваем статус документооборота. Ожидаем значение статуса «Получен ответ» и получения квитанции о приеме либо уведомления об отказе. Квитанция подтверждает факт приема отчета, уведомление об отказе свидетельствует, что отчет не прошел проверку.
Смотрим и печатаем результаты приема отчета.
Формируем и отправляем ответные документы.
Запрашиваем статус документооборота. Ожидаем получения извещения о вводе или уведомления об уточнении — результатов обработки. Данные документы подтверждают факт переноса данных отчета в базу налогового органа.
Смотрим и печатаем результаты обработки.
Формируем и отправляем ответный документ. Документооборот завершен, статус должен смениться на «Завершен». Если пришло уведомление об уточнении, пользователю необходимо ознакомиться с документом и, возможно, направить корректировку отчета.
Порядок работы в виде схемы:
Документы от контролирующего органа могут прийти раньше, чем вы проверите статус документооборота. Поэтому вы можете не увидеть некоторые статусы, а сразу получить в документообороте N новых документов со статусом «Получен ответ». В этом случае нужно сформировать ответные документы по всем ссылкам типа reply и завершить документооборот.
Для удобства тестирования работы с документооборотом можно скачать файл коллекции Postman:
Проверка статуса документооборота¶
В этом примере рассмотрим, как по идентификатору получить документооборот и посмотреть его статус.
Запросить статус документооборота можно двумя способами. Первый — запрашивать периодически конкретный документооборот, запомнив его id при отправке черновика, методом GET Docflow. Второй — запрашивать список документооборотов своей учетной записи методом GET Docflows.
Пример запроса GET Docflow
Получение входящих документов от контролирующего органа¶
В нашем документообороте есть три новых документа, у которых в description указаны следующие типы:
Это и есть извещение о получении, квитанция о приеме, извещение о вводе. Мы можем их скачать и напечатать. Если на момент проверки статуса документооборота в нем еще не появились результаты обработки, значит нужно отправить ответные документы к подтверждению даты отправки, квитанции о приеме и заново запрашивать статус документооборота.
Контролирующий орган присылает документы зашифрованными и сжатыми. Для получения документа в расшифрованном и разжатом виде нужно выполнить следующий алгоритм.
Алгоритм получения документа из зашифрованного контента¶
Пример получения зашифрованного контента
Запрос GET Download
Ответ
Далее нужно сформировать ответные документы согласно порядку работы с документооборотом.
Формирование ответных документов¶
Статус полученного документооборота — «ответ обработан» (urn:docflow-common-status:response-arrived). Значит в документообороте уже сформированы ссылки с типом «rel»: «reply». В нашем примере их три, значит нужно сформировать и отправить три ответных документа. Ответным документом является технологический документ «Извещение о получении». Для работы с ответными документами в swagger есть специальный раздел методов. Будьте внимательны, часть методов разработана только для ответных документов в ПФР, они нам пока не нужны.
Порядок работы с ответным документом¶
Формирование ответного документа похоже на создание черновика. Но все данные уже есть, API самостоятельно сгенерирует файл ответного документа:
Создание ответного документа¶
Метод позволяет сгенерировать xml-файл документа установленного формата и печатную форму извещения о получении, в теле запроса передаем контент сертификата подписанта. Контент возвращается в формате base64, он не зашифрован и не сжат. Нужно конвертировать полученный контент в xml файл, подписать его и приложить подпись к файлу.
Пример запроса POST CreateReplyDocument
Подписание документа¶
Для формирования файла подписи нужно скачать полученный xml-файл. Для этого строку из поля content декодируем из base64 в файл ответного документа. В примере используем обычный сертификат, поэтому файл подписи получили локально. Теперь его нужно приложить к ответному документу методом PUT SaveReplyDocumentSignature.
В теле данного метода необходимо передать сам файл подписи, его не нужно конвертировать в base64.
Пример запроса PUT SaveReplyDocumentSignature
Отправка ответного документа¶
Пример запроса POST SendReplyDocument
После отправки ответного документа в ответе метода SendReplyDocument возвращается модель документооборота. В данном примере «Извещение о получении» было отправлено к документу «Извещение о вводе». Согласно схеме смены статусов документооборота, после отправки ответного документа к «Извещению о вводе» документооборот завершается. В примере можно увидеть, что появился новый документ типа urn:document:fns534-report-receipt — Извещение о получении, а также после отправки этого документа сменился статус документооборота на «urn:docflow-common-status:finished».