ms project веха зачем нужно
Обучение и трудоустройство проектных менеджеров
Видео материала «Создание вехи в MS Project Pro»
Как создавать и планировать вехи в MS Project Pro. Тонкости и особенности.
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
Создание вехи в MS Project Pro
Под «вехой» в MS Project понимается задача, имеющая нулевую длительность. Вехи используются для того, чтобы обозначить важные события в Вашем плане. Например, завершение крупной фазы: получение результата или оплата. Когда Вы устанавливаете длительность задачи в ноль дней, она автоматически воспринимается как веха. На диаграмме Ганта веха обозначается символом ромб. На задачу может біть назначено неограниченное количество вех.
Для создания вехи необходимо выбрать представление «Диаграмма Гранта» и перейти на страницу «Задача»:
Некоторые вехи могут потребовать указания длительности. Например, если Ваш проект имеет веху «Утверждение» в конце фазы, и Вы знаете, что процесс утверждения займет неделю. Чтобы пометить такую задачу как веху:
Данный материал рассматривается на практическом-тренинге «Разработка планов-графиков проектов».
Методы сжатия расписания и вехи в проекте. Курс по управлению проектами, часть 19
Посмотрев на нарисованное автоматически расписание, вы понимаете, что вы не укладываетесь в сроки. У вас в уставе рамки жестче чем сроки, которые у вас получились в графике. И надо как-то впихнуть, как-то утрамбовать расписание, уложиться в временные границы, которые обозначены в уставе. Необходимость сжатия расписания иногда возникает уже в ходе планирования, а иногда и позже. Потому что зачастую вас из расписания вышибают какие-то события: заболел человек, подвел поставщик, заказчик пришел с какой-то гениальной идеей, обязательной для включения в план.
Как вернуться в расписание? Что надо сделать, чтобы уложиться в срок, если вы начинаете из него выпадать? Есть следующие варианты:
— Снизить качество. Этот вариант проще всего объяснить на примере х/ф «Марсианин». Там есть момент, когда NASA запускает ракету, и им надо очень быстро уложиться в сроки, чтобы человека спасти. Они не успевают, поэтому начинают думать, что можно сократить. Кто-то предлагает отказаться от предзапускового тестирования. Начинают обсуждать, как часто предстартовое тестирование выявляет проблемы? Выясняется, что нечасто. Решили от этого этапа отказаться, запустить ракету без него. Но у них, кстати, ракета взрывается на старте, потому что тестирование убрали. Урезать качество можно, иногда это может сделать заказчика более довольным. Но надо понимать, что риски повышаются.
— Привлечь еще людей в команду. У этого варианта даже есть название – crashing – когда вы, грубо говоря, нагнали людей. Допустим, у вас было 2 землекопа, а теперь их 5. И они будут быстрее копать. Но вы понимаете, в чем проблема этого способа? Работа дорожает. У вас больше народа трудится, значит, работа станет дороже. Причем, crashing – это не обязательно привлечение большого числа людей. Может, вы вместо землекопов пригнали экскаватор. Он изначально не был запланирован, чтобы сэкономить. Но сейчас вы не укладываетесь в сроки, поэтому изменили решение. Но вы должны понимать, что crashing не всегда работает. Потому что, например, землекопы вдвое или впятером в яму еще вмещаются, а вдесятером – уже нет. Или некоторые работы не поддаются линейному ускорению. Это относится к любым интеллектуальным работам – например, проектированию и программированию. Допустим, у вас было 5 программистов, у вас была одна скорость. Вы взяли еще двоих, скорость чуть повысилась. Вы увеличили количество программистов до 12, но скорость упала до первоначальной, когда у вас было 5 специалистов. Почему так может быть? Потому что интеллектуальные задачи, и не только в программировании, требуют обильных коммуникаций. Люди общаются, кто что делает, кто как делает. Но чем больше людей, тем ниже уровень коммуникации. И скорость работы падает. Но на простых работах crashing работает, хотя и делает сами работы дороже.
— Запараллелить работы. У этого способа тоже есть название – fast track. По-русски звучит ужасно – «быстрый проход». Допустим, у нас были работы, которые шли последовательно, а мы их запараллелили. В чем проблема этого способа? У всего есть своя цена, и fast track всегда повышает риски. Представьте себе, что вы строите дом, сначала фундамент, потом стены и крышу, потом обои клеите. Но вы не успеваете. И решаете, ладно, фундамент и стены есть, хорошо, а обои и крышу будем делать одновременно. Может быть, у вас это получится. Но если пойдет дождь, обои просто отклеятся, и вы потеряете и деньги, и время. То есть этот метод повышает риски. Работы потому и стояли последовательно в диаграмме Ганта, что это был самый надежный способ все сделать как следует, а не просто потому, что кому-то так захотелось.
— Перепланировать, скорректировать планы. Это единственный бесплатный способ. Но вы должны хорошо подумать и найти какое-то новое решение. Сначала у вас были одни планы, но потом в ходе проекта обнаружилось, что можно перепланировать. Например, можно одних людей поменять на других. Или вы заложили какие-то риски, но они не сработали, и у вас остался резерв, который можно использовать на другие работы. Повторюсь, это единственный бесплатный способ, который ничего не стоит. Может быть, когда вы столкнетесь с проблемами, у вас уже будут идеи, что можно изменить, и это не сделает проект дороже, но может немного ускорить его реализацию. Так чаще всего и бывает. Поэтому устав у нас «отлит в бронзе», а планы и все остальное у нас гибкое. Так что если вы видите, что не укладываетесь в сроки, сначала подумайте, нельзя ли внести изменения в план и сэкономить время за счет этого.
— Отказаться от изменений. Этот способ работает, если причина нарушения сроков связана с какими-то изменениями, о которых вас попросили, и от них можно отказаться. К примеру, заказчик предложил поставить в доме лифты ОТИС, а не Могилевского завода. Но вы смотрите, что это, во-первых, дороже, а во-вторых, надо лифтовую шахту расширять, на это понадобится время. Поэтому вы отказываетесь от таких изменений. Или предлагаете заказчику выбрать, от чего ему нужно отказаться, чтобы изменения сохранить. Например, мы не стеклим балконы, но поставим лифты ОТИС. Хотя, конечно, корректировать изменения не всегда возможно.
Вехи в расписании проекта
Этих засечек, вех может быть N-ное количество. Но обычно вех, которые включаются в устав, немного. Они добавляются, чтобы сориентироваться.
Чтобы в Microsoft Project поставить веху, нужно, действительно, вбить туда работу с нулевой продолжительностью. То есть вы добавляете ее как обычную работу (колбаску), а потом вы вручную в столбце «продолжительность» вбиваете цифру 0. Не он вам ставит, а вы сами, своими руками вбиваете, что эта работа длится 0. Тогда Project понимает, что это веха. Он обозначает ее ромбиком. Программа перерисовывает ваш квадратик в виде ромбика.
Если вас интересует тема «Управления проектами» и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина «Подготовка к экзамену РМР»
Вехи проекта: определяйте, достигайте и отмечайте их
Если вы любите управлять проектами (а мы надеемся, что так оно и есть), то знаете, что хорошо подготовленные планы экономят время и ресурсы. На самом деле, Институт управления проектами обнаружил, что «организации, которые инвестируют в управление проектами, снижают непроизводительные затраты в 13 раз за счёт более эффективной реализации стратегических инициатив».
Однако не все планы проектов создаются одинаково хорошо. Допустим, вы работаете над своим текущим планом. В нём есть цели, задачи, исполнители и сроки. В нём прописаны зависимые элементы и ожидаемые результаты. Вы уверены в том, что это произведение искусства планирования, которое непременно приведёт ваш коллектив к успеху. Но не забыли ли вы включить в план проекта его вехи?
Если в вашем проекте нет вех, вы оказываете себе медвежью услугу. Вехи упрощают вашу роль в качестве лидера проекта, потому что они показывают коллективу отметки, на которые ему нужно ориентироваться, а заинтересованным сторонам — прогресс в важных для них областях. Хорошая новость заключается в том, что вехи легко добавить в любой проект (даже если он уже начат) и они дают массу преимуществ.
Давайте рассмотрим, что такое вехи проекта и чем они могут быть полезны вам.
Что такое веха проекта?
Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта. Эти контрольные точки показывают, когда заканчиваются отдельные действия (группы действий) или когда начинается новая стадия (действие). Вы можете отделять вехи от других элементов хронологии, так как сами по себе они не отнимают время — это, скорее, дорожные указатели, помогающие не сбиться с пути.
Почему вехи проекта важны?
Вехи — это мощный инструмент, позволяющий отслеживать ход реализации плана проекта. Они помогают мотивировать коллектив и держать его в курсе событий, позволяя каждому видеть шкалу прогресса и оценивать приоритеты. Кроме того, по вехам также можно контролировать сроки, определять важные даты и выявлять препятствия на пути выполнения проекта. Даже если убрать все задачи из хронологии проекта, вехи по-прежнему будут давать общее представление о его ключевых этапах или стадиях.
Вехи можно легко спутать с другими аспектами управления проектами, поэтому давайте рассмотрим их отличительные черты.
Вехи и цели
Цели — это то, к чему вы стремитесь в будущем, а вехи позволяют оглянуться на то, что вы уже сделали. Вехи — это своего рода пройденные ступени лестницы к достижению цели.
Пример. Допустим, отдел маркетинга, работающий над инициативой по ребрендингу всей компании — большим проектом с множеством подвижных элементов — поставил цель завершить проект к концу третьего квартала. С помощью вех они могут отмечать выполнение ключевых решений или действий, таких как выбор цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна, согласование плана запуска и т. п.
Вехи и стадии проекта
Вехи часто совпадают с началом и окончанием стадий проекта (первоначальное обсуждение, планирование, выполнение и завершение). Одна такая стадия может длиться неделями и даже месяцами, включать в себя множество задач, над которыми работает большой коллектив. Веха — это «галочка» за достижение некой отметки в общем прогрессе. Это событие должно быть достаточно важным, чтобы удостоиться отдельного упоминания и отчёта.
Пример. Стадия первоначального обсуждения нашего проекта по ребрендингу подразумевает под собой ряд задач, таких как создание фокус-групп для сбора идей нового брендинга и творческие собрания для обсуждения таких идей. Веха в конце этой стадии будет обозначать готовность коллектива перейти к этапу планирования.
Вехи и результаты проекта
Ожидаемый результат проекта — это конечный продукт или иной актив, тогда как веха — это момент времени. Иногда достижение вехи сопровождается получением результата.
Пример. В числе ожидаемых результатов проекта по ребрендингу могут быть утверждённое руководство по стилю в формате PDF и связанные с ним файлы логотипов. Завершение этих проектов следует выделить (и даже отпраздновать!), поэтому менеджер по маркетингу может добавить веху в честь этого достижения.
Вехи и задачи
Задачи — это строительные блоки вашего проекта, и на их завершение требуется время. У вех нет продолжительности. Они представляют собой линии на песке, которые указывают на то, что была завершена группа задач.
Пример. В проекте по ребрендингу множество малых и больших задач — создание логотипов, ведение страниц в социальных сетях и подготовка пресс-релизов. Веха может обозначать завершение группы схожих задач.
Включение вех в планы проектов
Вехи можно добавить в любой проектный план для облегчения его выполнения. Они могут оказаться особенно полезными, когда речь идёт о хронологическом графике, потому что вехи выставляются рядом с соответствующими задачами или стадиями. Определение вех помогает вам сосредоточиться на целевых датах и при необходимости корректировать план проекта.
Вехи не обязательно должны быть серьёзными! Например, вы можете планировать праздники по поводу завершения важных этапов проекта. Такой способ признания заслуг сотрудников повышает моральный дух и уровень вовлечённости коллектива.
Добавлять вехи можно к любой стадии текущего проекта, поэтому можете начать делать это, не дожидаясь начала следующего. Если у вас есть повторяющиеся проекты, то вехи также можно встроить в шаблоны уже сейчас для использования в будущем.
Как создать график вех проекта
Вехи проектов следует воспринимать как моменты времени, а не цели, результаты или задачи. Таким образом, с помощью вех следует отмечать важные контрольные точки проекта. Проанализируйте график своего проекта и отметьте на нём значимые этапы или моменты. Например, если вы планируете запуск продукта, то вехами стоит отметить окончательное согласование маркетинговых текстов, запуск веб-страницы продукта, а также начало продаж самого продукта.
ЧаВо: сколько вех должно быть в проекте?
Какое-либо конкретное число вех в проекте не предусмотрено. Некоторым проектам хватит и 2–3 вех, а в других их будет около десятка. Не стремитесь выставить строго определённое количество вех. Предусмотрите их для важных событий, которые должны произойти во время работы над проектом. Помните: вехи следует считать моментами времени, а задачи, которые выполняются для достижения вех, должны отображаться в вашем проекте иным образом.
Определение сроков достижения вех проекта
Так как вехи — это моменты времени, которые не предназначены для отслеживания ведущих к ним процессов, вам следует связывать сроки достижения вех с запуском или реализацией конкретных инициатив. Например, если вы планируете виртуальное мероприятие, веха должна быть приурочена ко дню его начала. Её не следует привязывать к подготовительной работе. Вехи обозначают важные моменты хода работ по проекту и помогают оценивать его успешность.
Примеры вех проекта
Веха обозначает важный момент времени. Вы можете использовать вехи в своих проектах для выделения таких событий, как достижение значимого результата, завершение предварительной подготовки проекта, согласование окончательного плана, завершение анализа требований, одобрение дизайна, завершение стадии проектирования и многого другого.
Давайте рассмотрим четыре примера того, как вехи могут работать на ваш коллектив.
Выделяйте критически важные задачи. Эти задачи непременно должны быть выполнены к определённому сроку, иначе проект застопорится. К ним можно отнести согласование творческой концепции для маркетинговой кампании.
Выделяйте завершение этапа или стадии. Это может быть завершение большого объёма работ, например составление бюджетных смет для каждого подразделения компании в целях планирования проекта.
Сделайте центром внимания важное событие или результат. К подобным событиям или результатам можно отнести расширение офисного пространства компании и начало перемещения туда сотрудников.
Сконцентрируйтесь на достижении целей и ключевых результатов. К подобным целям и ключевым результатам можно отнести получение запланированного квартального объёма выручки от недавно запущенного продукта.
Отчётность по вехам проекта
Определение вех — это хорошее начало, но вы не добьётесь всех преимуществ, пока не начнёте отслеживать вехи и готовить по ним отчёты. Вехи являются отличным инструментом представления отчётности и обмена информацией с заинтересованными сторонами, которым не нужны новости по конкретным задачам. Такая картина «широкими мазками» помогает вам моментально видеть, какие стадии были завершены, идёт ли проект по графику на пути к будущим вехам и насколько близко вы находитесь к своей цели. Вы всегда можете углубиться в детали и просмотреть задачи, привязанные к вехам. Это поможет вам увидеть, за счёт каких этапов и исполнителей была достигнута веха, или распознать препятствия, которые могут встретиться на пути.
Отслеживание вех позволяет анализировать самую важную работу и видеть истинное состояние проектов, предоставляя при этом информацию о ходе работ по проекту, которой можно уверенно поделиться. Проверьте, поддерживает ли ваш инструмент для управления проектами обновления статуса с отчётами по вехам, чтобы можно было держать коллег и заинтересованные стороны в курсе достижений коллектива и ближайших вех.
Совет: что делать, если вы не достигли целей, связанных с вехой
Иногда коллектив будет срывать сроки достижения вехи. Так бывает, и в зависимости от важности данной вехи, это может существенно замедлить прогресс и привести к задержке реализации инициативы или запуска продукта.
Если вы не достигли цели по вехе, оглянитесь вместе с коллективом на проделанную работу, чтобы понять, почему это произошло. Может быть, веха была некорректно запланирована или оказалась слишком амбициозной? Посмотрите на задачи и результаты, которые лежат в основе этой вехи. Были ли задержки там? Зачастую при наличии большого количества подвижных элементов бывает трудно понять, что и когда происходит. Чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем, подберите себе инструмент управления проектами с визуальной составляющей. Тогда у вас будет возможность отображать свои проекты графически с помощью хронологий, календарей и канбан-досок.
Как не надо делать: подводные камни вех
Определение вех — это искусство, а не наука. Здесь нет «правильных» и «неправильных» методов. Как бы то ни было, вам следует принимать во внимание частые ошибки, с которыми сталкиваются коллективы, когда только начинают пользоваться вехами:
Создание слишком большого количества вех. Количество нужных вам вех зависит от размера и масштабов инициативы. Избегайте ориентации на фиксированное количество вех только потому, что вам «так нравится». Вместо этого обращайте внимание на главные задачи, которые необходимо выполнить коллективу, чтобы успешно завершить проект.
Использование вех в качестве задач. Вехи должны представлять момент времени. Задачи же используются, чтобы отслеживать работу по достижению вех. Поэтому вехами следует обозначать время, когда должна быть завершена некая группа задач.
Отделение вех от остальной работы. Лучший способ соблюдать сроки и успешно сдавать проекты — это управление всей своей работой из единого центра. Проверьте, позволяет ли ваше средство управления проектами работать с задачами, расставлять вехи и получать наглядное представление о проекте в одном месте.
Теперь можно перейти к определению вех
Теперь, когда вы знаете, что такое вехи проекта, они могут оказать положительное влияние на планирование и выполнение ваших проектов, а также подготовку отчётности по ним. Считайте их одним из инструментов на поясе для управления проектами — причём этим конкретным инструментом вам придётся пользоваться довольно часто. Как только вы добавите вехи в свой процесс планирования, вам больше никогда не захочется разрабатывать планы проектов без них.
Вы готовы начать планирование проектов с применением вех? Тогда вам понадобится правильное средство управления проектами. Попробуйте Asana — это лидер на рынке и лучший инструмент управления работой для вашего коллектива.
Обучение и трудоустройство проектных менеджеров
Видео материала «Описание задач проекта в MS Project Pro»
Создание и описание задач проекта, указание календарей и длительности в MS Project
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
Создание задачи в MS Project Pro
Основной инструмент для создания и описания задач в MS Project – это представление «Диаграмма Ганта». В этом представлении Вы можете не только вводить и просматривать задачи, но также просматривать дополнительную информацию о задачах, которую MS Project рассчитывает самостоятельно.
Желательно создавать задачи в том порядке, в котором они будут выполняться. Это сделает проект более наглядным. MS Project дает возможность добавлять, изменять и удалять задачи в любой момент.
Чтобы создать задачу в представлении «Диаграмма Ганта»:
В окне редактирования Вы можете указать следующие значения:
Существуют альтернативные способы создания задач:
После создания задачи MS Project приравнивает начало задачи времени начала проекта для всех создаваемых задач. Позднее, когда Вы укажете дополнительную информацию о задачах, например длительность каждой задачи и зависимости между ними, MS Project автоматически рассчитает время начала каждой задачи.
Когда Вы создаете задачу и сразу не вводите ее длительность, MS Project вычисляет длительность задачи (если Вы создали задачу при помощи мыши). Длительность задачи при этом будет отмечена вопросительным знаком. Это означает, что MS Project пометил длительность этой задачи как оцененную. Оцененные длительности не накладывают никаких ограничений на расчет расписания (графика) проекта, они только служат напоминанием. Вопросительный знак пропадает после того, как Вы укажете новое значение длительности задачи.
Вы можете самостоятельно пометить длительность задачи как оцененную, если введете вопросительный знак после длительности задачи.
Чтобы удалить задачу:
MS Project предоставляет два способа для перемещения задач внутри списка:
Перетаскивание задач
Команды «Копировать», «Вырезать» и «Вставить»:
Для того чтобы указать длительность задачи необходимо:
Для указания длительности задачи существует еще два способа:
Нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте конец прямоугольника до тех пор пока длительность задачи не достигнет требуемой величины.
Календарь задач в MS Project Pro
Вы также можете назначить календарь задачи для фазы. Однако в отличие от повторяющихся задач, календарь задачи не будет распространен на каждую задачу входящую в фазу. MS Project использует календарь, назначаемый фазе, для расчета рабочего времени, затраченного на выполнение задач, составляющих фазу.
Календари задач позволяют Вам рассчитывать график выполнения задач на основе описания рабочего и нерабочего времени, не связанного ни с календарем проекта, ни с календарем ресурсов, назначенных на задачу. Если задача имеет свой календарь, то ресурсы, назначенные на задачу, не будут работать в нерабочее время календаря этой задачи.
Например, каждую среду утром на станке должны проводится профилактические работы. Для описания факта недоступности станка в это время, необходимо соответствующим образом настроить календарь для каждой задачи, которая связана с использованием этого станка. Ресурсы, назначенные на станок задачи, станут свободными во время профилактических работ на станке и их можно будет распределить на выполнение других задач. Ві можете назначить отлько один календарь на одну задачу проекта.
Для того чтобы задача могла иметь независимый календарь необходимо создать новый базовый календарь (см. работу с базовыми календарями).
Календарь задачи назначается при помощи окна «Сведения о задаче».
Для того чтобы назначить календарь задачи:
Добавление вспомогательной информации к задаче в MS Project Pro
MS Project позволяет Вам добавлять вспомогательную информацию для задач Вашего проекта. Это может быть:
Для того чтобы добавить примечание к задаче:
Если Вам необходимо хранить большой объем сопроводительной информации для Ваших задач (например, описание регламента работ и т.п.), рассмотрите возможность хранения этой информации в виде прикрепленного файла.
Для того, чтобы прикрепить файл к описанию задачи:
Вполне возможно, что часть информации, необходимой для выполнения задачи, находится в Интернете. В таком случае, Вы можете хранить ссылку на веб-сайт для задачи.
Для того чтобы добавить ссылку на веб-сайт к описанию задачи:
Данный материал рассматривается на практическом-тренинге «Разработка планов-графиков проектов».