life pos что это такое
Интеграция кассовой программы LIFE POS и учетной системы. Преимущества и выгоды
Качество организации бизнес-процессов напрямую влияет на результат компании: облегчается принятие управленческих решений, ускоряется работа сотрудников, упрощается обучение персонала.
Это важно и для компаний с доставкой. Чем быстрее обмен информацией между офисом и курьерами, тем меньше вероятность, что кто-то из сотрудников сделает ошибку. От этого можно защититься, если автоматизировать прием платежей с помощью интеграции кассовой платформы LIFE POS и учетной системы организации.
Для автоматизации работы курьеров необходимо проработать несколько бизнес-сценариев:
Управление правами доступа и интерфейсом программы
Безопасность при работе с платежами очень важна. Правильно настроенные права доступа помогут полностью защититься от недобросовестных действий сотрудников. Интеграция учетной системы с LIFE POS позволяет выдавать права по ролям. Вам не придется настраивать программу для каждого сотрудника — они предоставляются на должность, а не конкретному лицу.
Кроме того, интеграция учетной системы с LIFE POS позволяет настроить интерфейс кассового приложения с возможностью закреплять конфигурацию за определенными ролями. Например, для всех сотрудников в должности “Курьер” можно убрать кнопки “Новая продажа”, “Добавление новой позиции”, “Увеличение количества в рамках одной позиции”. Таким образом можно скрыть любой элемент интерфейса — в зависимости от политики безопасности компании.
Управление интерфейсом особенно важно. Во-первых, вы защитите бизнес от противоправных действий. Во-вторых, интеграция позволит упростить интерфейс для кассиров, скрыв функции, которыми они не пользуется. Так вы ускорите адаптацию новых сотрудников к рабочему процессу и снизите вероятность ошибок курьера при работе с приложением.
Импорт заказов из учетной системы в кассовое приложение
Это необходимый функционал для доставки. Он позволяет отправить заказ из учетной системы в LIFE POS. Курьерам не придется самостоятельно наполнять корзину в кассовом приложении во время доставки. Весь процесс полностью автоматизирован: сотруднику необходимо лишь выбрать способ оплаты. После ее совершения система отправит данные об успешно доставленном заказе в учетную систему, изменив его статус.
Внешний калькулятор скидок
Удобная работа со скидками в программе лояльности — еще один большой плюс интеграции. Вы сможете импортировать условия акций из учетной системы и применять их в корзине кассового приложения. Система автоматически изменяет цены товаров с учетом дисконта и добавляет новые позиции, если системой лояльности предусмотрены подарки.
Управление каталогом товаров и структурой организации из учетной системы
Интегрировав LIFE POS и учетную систему, вы сможете управлять корпоративными данными прямо из интерфейса: информация о новых сотрудниках, цены и позиции в каталоге товаров будут автоматически импортироваться в кассовое приложение, что позволит не вводить их вручную и сэкономить много времени.
Кассовая и товарная сверки
Интеграция LIFE POS и учетной системы также поможет упростить учет продаж. Настройте прямую передачу данных о составе заказов, платежах, фискальных документах и сменах. Вам не понадобится переносить информацию вручную и постоянно сверять — в вашей системе всегда будут актуальные отчеты о продажах и остатках товара.
Работа в приложении LIFE POS
Как начать работу?
В первую очередь, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете, и добавить:
После того, как все готово, на самой кассе введите код активации который поступил в смс после добавления рабочего места в ЛК:
Активация устройства (привязка его к организации) в рамках приложения LIFE POS производится единоразово. Пин-код сотрудника (6 цифр) в LIFE POS используется для идентификации сотрудника на рабочем месте т.е. на одном устройстве под своим личным пин-кодом могут работать разные сотрудники.
После введения кода активации привязываем оборудование к торговой точке и вводим пин код сотрудника, который пришел в смс.
Чтобы получить пин код в ЛК LIFE POS добавьте Сотрудников
Как открыть/закрыть смену?
Если смена была закрыта, то при входе в приложение сразу потребуется открыть смену:
Если вы не закрыли смену своевременно, при входе в приложение потребуется закрыть смену:
Автоматически будет выполнена сверка итогов (закрытие смены на терминале)
Выполнить отчеты можно и позднее. Для этого по клику на иконку “Бургер” (три параллельные линии) в левом верхнем углу приложения откроется главное меню приложения.
Если смена открыта, то в нем будут пункты “Закрыть смену” и “X-отчет”.
Если смена закрыта, то будут пункты “Открыть смену” и “X-отчет”.
По одному клику на пункт “Открыть смену” / “Закрыть смену” смена будет соответственно открыта или закрыта. При закрытии смены происходит автосверка по банковскому терминалу.
Как создать продажу?
После открытия смены, кликните в меню по кнопке «Бургер» (три полоски в левом верхнем углу)
Выберите в меню «новая продажа»
Далее вы можете создать оплату по Свободной Цене, или если создали ранее Каталог, то выбрать позицию из списка.
Свободная цена добавляется через «Действия»
. Каталог выбирается нажатием +
Далее открываются все категории\товары которые вы добавили в личном кабинете:
Если заранее в ЛК установлена цена, то изменить ее нельзя. Она будет фиксирована и сразу применяться к позиции. Вы выбираете только количество.
Если цена в ЛК не указана, то вы выбираете количество, и указываете стоимость
Чтобы добавить несколько позиций в продажу, нажмите еще раз +
Как выбрать способ оплаты (нал/безнал)?
В приложении откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа” или выберите из списка отложенную продажу.
Добавьте позиции в продажу и по окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”.
Выберите способ оплаты:
Как принять раздельную оплату (наличные + карта)?
Введите сумму, принимаемую наличными.
Подтвердите введенную сумму.
Остаток неоплаченной суммы автоматически будет принят с помощью банковской карты.
Клиенту потребуется ввести / приложить карту для совершения оплаты.
Как принять оплату через СБП (Систему быстрых платежей)?
Перед расчетом с покупателем на экране выбора оплаты нажмите на кнопку “СБП”.
Дождитесь в течение нескольких секунд формирования QR кода на экране.
Как сформировать кассовый чек без приема платежа по безналичному расчету?
Если вы приняли оплату по стороннему терминалу, или получили оплату на расчетный счет и вам нужно сформировать чек без приема оплаты, то в приложении выберите способ оплаты «Электронными»
Подтвердите прием платежа, и дождитесь формирование чека.
Что делать если по операции не сформировался чек?
В разделе “Продажи” во вкладке «Архив» выбрать из списка операцию, которую требуется фискализовать (отмечена красным «Не фискализована»)
Напротив даты операции нажать на 3 вертикальные точки – выбрать «Фискализовать».
Как продать маркированный товар?
2. В приложении выберите товар из каталога.
Как редактировать сформированный заказ?
В приложении, в разделе «Продажи», выбрать вкладку «Открытые». Зайти в нужную продажу и продолжить наполнять корзину (через функцию “Свободная продажа”/”Каталог”) или же напротив удалить ненужные позиции из корзины.
Как отложить оплату заказа?
В случае, если в Новой продаже была добавлена хотя бы одна позиция, то продажа будет сохранена. К ней можно будет вернуться через вкладку “Открытые” в журнале продаж.
Как добавить комментарий к продаже?
В сформированной корзине следует нажать на “плюс” в левом нижнем углу. Во всплывающем меню будет пункт “Комментарий”, нажмите на него. На странице появится поле для ввода комментария и экранная клавиатура. После ввода комментария нажмите на “Добавить”.
Как сделать сверку итогов по банковскому терминалу?
Также при закрытии кассовой смены будет
произведена автосверка по банковскому терминалу и распечатан отчет по суммам безналичных платежей за смену.
сформирован и распечатан Z-отчет с итогами смены по кассе.
Как провести оплату со свободной ценой?
Выберите “Свободная позиция”
Введите “Наименование” / “Признак расчета” / НДС / Единицу измерения
Позиция появится в списке текущей продажи, при необходимости добавьте еще позиции и начните расчет с покупателем.
Вы так же можете добавить каталог в ЛК и выбирать готовые позиции из каталога: https://life-pay.omnidesk.ru/knowledge_base/item/184532?sid=52422/#scroll_to_17
Как совершить возврат?
В списке закрытых продаж нужно выбрать нужную продажу и зайти в нее. Спуститься вниз продажи, нажать «возврат». Подтвердить операцию возврата.
Возврат доступен только полной суммы продажи.
Как распечатать копию чека?
Если вы хотите распечатать по предыдущим операциям копию, необходимо:
Открыть раздел “Продажи”
Выберите вкладку “Архив”
Найдите продажу, по которой требуется чек, и откройте ее и спуститесь до раздела “Оплата”
Нажмите на 3 точки справа от “Оплата” и выберите какой чек вы хотите распечатать
Копию слип чека можно снять только в рамках смены. Если провели сверку итогов, то копию слип чека снять нельзя.
Как отправить клиенту чек на номер телефона или e-mail?
Чтобы отправить чек по почте или в смс нужно сделать следующее:
На главном экране нажимаем “Новая продажа”.
Затем слева внизу экрана нажимаем на “Действия”, выбираем иконку “Покупатель”
В открывшемся меню вводим номер телефона или e-mail. При указании номера телефона и e-mail чек будет отправлен на почту в соответствии с настройками Оператора Фискальных Данных.
Как сделать чек коррекции?
Сформируйте документ на основании которого создается чек коррекции ( объяснительная, служебная записка, акт, предписание налогового органа или др). : перечислите в нем все расчеты без ККТ с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена. Присвойте акту номер и дату.
Если служебная записка готова, приступим к самому чеку коррекции.
По клику на иконку “Бургер” (три параллельные линии) в левом верхнем углу приложения откроется главное меню приложения, там нужно найти пункт “Чек коррекции”.
В чеке не фигурирует наименование товара, который был проведен через ККТ, в нем отражается сумма, которая не была учтена в кассе.
Тип коррекции — приход, т. е. дополнительное внесение денег в кассу (например, если выявлена покупка, по которой не был выдан чек); расход, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы (если нужно скорректировать расходные операции).
«Номер предписания» необходимо указать номер документа, на основании которого формируется чек коррекции (Акта/служебной записки).
Далее нужно нажать на «Оформить” и чек уйдет на печать. Проверить правильность чека коррекции можно в личном кабинете Оператора Фискальных Данных.
После того, как был создан чек коррекции нужно написать служебную записку. Она потребуется для налоговой во время проверки. Необходимо составить этот документ на бланке организации. Пример служебной записки.
Обязательно нужно указать: дата, время, сумма и причина коррекции.
Денежный ящик
Кассир имеет дополнительный инструмент контроля средств: может вносить наличные (размен) в кассу (операция “Внесение”) и изымать наличные из кассы (Изъятие). Это не фискальные операции, в ОФД и налоговую они не отправляются.
При проведении продажи по наличным, приложение LIFE POS автоматически учитывает полученную сумму оплаты от покупателя, и выводит сумму в чеке в строчку «В денежном ящике наличных».
Это сделано для того, чтобы сотрудники могли отслеживать количество денежных средств в кассе. Данные выводятся в X, и Z-отчет, но эти данные не передаются в ОФД.
По окончанию дня, денежные средства можно изъять из кассы, или оставить и накапливать (на усмотрение самой компании).
Открывается меню, где можно сделать внесение или изъятие
Онлайн-кассы и smart-терминалы INPAS научились работать с кассовым ПО LIFE POS
Мобильные платежные устройства PAX А930, А50, А77 компании INPAS теперь поддерживают кассово-учетное приложение LIFE POS от компании LIFE PAY. Доступны инструменты для автоматизации розничной торговли, доставки, сферы услуг, общепита: онлайн-заказы, соответствие 54-ФЗ и интеграция с учетными системами заказчика.
Оплата покупки цветов через PAX A930 + LIFE POS
Это инновационные решения «все в одном» на базе Android, которые идеально подходят для работы выездных сотрудников и курьеров. Они позволяют принимать все виды наличных и безналичных платежей (банковские карты, приложения, электронные кошельки, QR-коды), обеспечивают безопасность транзакций (сертификаты EMVCoL1, L2; PCI PTS V5.X) и непрерывно работают до 12 часов без подзарядки.
Благодаря кассово-учетному приложению LIFE POS, установленному на smart-терминалах PAX A930, A50 и A77, бизнес получает комплексное решение по приему платежей и оптимизации продаж. Компании могут снизить затраты на закупку и обслуживание парка устройств с помощью подключения их к облачной кассе за счет экономии на фискальных накопителях.
Особенность LIFE POS – гибкий API, что позволяет интегрироваться с учетной системой заказчика и подстраиваться под уже отлаженные бизнес-процессы. На выходе заказчик получает удобный инструмент для автоматизации продаж, работы его курьеров и кассиров.
Решение LIFE POS позволяет:
· импортировать заказы из учетной системы в приложение;
· применять сложную скидочную логику по запросу в учетную систему;
· проводить автоматизированную сверку за смену по фискальным документам;
· экспортировать статус заказа, оплаты, фискального чека в учетную систему;
· оперативно получать актуальную информацию по всем продажам;
· принимать платежи через СБП со ставкой 0,4%-0,7% от пяти банков (ВТБ, Открытие, Точка, Райффайзен, Тинькофф). Возможна отправка платежных ссылок покупателю по e-mail или SMS, а также вывод QR-кода на экран онлайн-кассы.
Для установки кассового ПО LIFE POS его необходимо скачать на ККТ прямо из PAX STORE – маркетплейса бизнес-приложений: сбор статистики и аналитики, управление терминалом, программы лояльности и другие.
Работа в приложении LIFE POS
Как начать работу?
В первую очередь, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете, и добавить:
После того, как все готово, на самой кассе введите код активации который поступил в смс после добавления рабочего места в ЛК:
Активация устройства (привязка его к организации) в рамках приложения LIFE POS производится единоразово. Пин-код сотрудника (6 цифр) в LIFE POS используется для идентификации сотрудника на рабочем месте т.е. на одном устройстве под своим личным пин-кодом могут работать разные сотрудники.
После введения кода активации привязываем оборудование к торговой точке и вводим пин код сотрудника, который пришел в смс.
Чтобы получить пин код в ЛК LIFE POS добавьте Сотрудников
Как открыть/закрыть смену?
Если смена была закрыта, то при входе в приложение сразу потребуется открыть смену:
Если вы не закрыли смену своевременно, при входе в приложение потребуется закрыть смену:
Автоматически будет выполнена сверка итогов (закрытие смены на терминале)
Выполнить отчеты можно и позднее. Для этого по клику на иконку “Бургер” (три параллельные линии) в левом верхнем углу приложения откроется главное меню приложения.
Если смена открыта, то в нем будут пункты “Закрыть смену” и “X-отчет”.
Если смена закрыта, то будут пункты “Открыть смену” и “X-отчет”.
По одному клику на пункт “Открыть смену” / “Закрыть смену” смена будет соответственно открыта или закрыта. При закрытии смены происходит автосверка по банковскому терминалу.
Как создать продажу?
После открытия смены, кликните в меню по кнопке «Бургер» (три полоски в левом верхнем углу)
Выберите в меню «новая продажа»
Далее вы можете создать оплату по Свободной Цене, или если создали ранее Каталог, то выбрать позицию из списка.
Свободная цена добавляется через «Действия»
. Каталог выбирается нажатием +
Далее открываются все категории\товары которые вы добавили в личном кабинете:
Если заранее в ЛК установлена цена, то изменить ее нельзя. Она будет фиксирована и сразу применяться к позиции. Вы выбираете только количество.
Если цена в ЛК не указана, то вы выбираете количество, и указываете стоимость
Чтобы добавить несколько позиций в продажу, нажмите еще раз +
Как выбрать способ оплаты (нал/безнал)?
В приложении откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа” или выберите из списка отложенную продажу.
Добавьте позиции в продажу и по окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”.
Выберите способ оплаты:
Как принять раздельную оплату (наличные + карта)?
Введите сумму, принимаемую наличными.
Подтвердите введенную сумму.
Остаток неоплаченной суммы автоматически будет принят с помощью банковской карты.
Клиенту потребуется ввести / приложить карту для совершения оплаты.
Как принять оплату через СБП (Систему быстрых платежей)?
Перед расчетом с покупателем на экране выбора оплаты нажмите на кнопку “СБП”.
Дождитесь в течение нескольких секунд формирования QR кода на экране.
Как сформировать кассовый чек без приема платежа по безналичному расчету?
Если вы приняли оплату по стороннему терминалу, или получили оплату на расчетный счет и вам нужно сформировать чек без приема оплаты, то в приложении выберите способ оплаты «Электронными»
Подтвердите прием платежа, и дождитесь формирование чека.
Что делать если по операции не сформировался чек?
В разделе “Продажи” во вкладке «Архив» выбрать из списка операцию, которую требуется фискализовать (отмечена красным «Не фискализована»)
Напротив даты операции нажать на 3 вертикальные точки – выбрать «Фискализовать».
Как продать маркированный товар?
2. В приложении выберите товар из каталога.
Как редактировать сформированный заказ?
В приложении, в разделе «Продажи», выбрать вкладку «Открытые». Зайти в нужную продажу и продолжить наполнять корзину (через функцию “Свободная продажа”/”Каталог”) или же напротив удалить ненужные позиции из корзины.
Как отложить оплату заказа?
В случае, если в Новой продаже была добавлена хотя бы одна позиция, то продажа будет сохранена. К ней можно будет вернуться через вкладку “Открытые” в журнале продаж.
Как добавить комментарий к продаже?
В сформированной корзине следует нажать на “плюс” в левом нижнем углу. Во всплывающем меню будет пункт “Комментарий”, нажмите на него. На странице появится поле для ввода комментария и экранная клавиатура. После ввода комментария нажмите на “Добавить”.
Как сделать сверку итогов по банковскому терминалу?
Также при закрытии кассовой смены будет
произведена автосверка по банковскому терминалу и распечатан отчет по суммам безналичных платежей за смену.
сформирован и распечатан Z-отчет с итогами смены по кассе.
Как провести оплату со свободной ценой?
Выберите “Свободная позиция”
Введите “Наименование” / “Признак расчета” / НДС / Единицу измерения
Позиция появится в списке текущей продажи, при необходимости добавьте еще позиции и начните расчет с покупателем.
Вы так же можете добавить каталог в ЛК и выбирать готовые позиции из каталога: https://life-pay.omnidesk.ru/knowledge_base/item/184532?sid=52422/#scroll_to_17
Как совершить возврат?
В списке закрытых продаж нужно выбрать нужную продажу и зайти в нее. Спуститься вниз продажи, нажать «возврат». Подтвердить операцию возврата.
Возврат доступен только полной суммы продажи.
Как распечатать копию чека?
Если вы хотите распечатать по предыдущим операциям копию, необходимо:
Открыть раздел “Продажи”
Выберите вкладку “Архив”
Найдите продажу, по которой требуется чек, и откройте ее и спуститесь до раздела “Оплата”
Нажмите на 3 точки справа от “Оплата” и выберите какой чек вы хотите распечатать
Копию слип чека можно снять только в рамках смены. Если провели сверку итогов, то копию слип чека снять нельзя.
Как отправить клиенту чек на номер телефона или e-mail?
Чтобы отправить чек по почте или в смс нужно сделать следующее:
На главном экране нажимаем “Новая продажа”.
Затем слева внизу экрана нажимаем на “Действия”, выбираем иконку “Покупатель”
В открывшемся меню вводим номер телефона или e-mail. При указании номера телефона и e-mail чек будет отправлен на почту в соответствии с настройками Оператора Фискальных Данных.
Как сделать чек коррекции?
Сформируйте документ на основании которого создается чек коррекции ( объяснительная, служебная записка, акт, предписание налогового органа или др). : перечислите в нем все расчеты без ККТ с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена. Присвойте акту номер и дату.
Если служебная записка готова, приступим к самому чеку коррекции.
По клику на иконку “Бургер” (три параллельные линии) в левом верхнем углу приложения откроется главное меню приложения, там нужно найти пункт “Чек коррекции”.
В чеке не фигурирует наименование товара, который был проведен через ККТ, в нем отражается сумма, которая не была учтена в кассе.
Тип коррекции — приход, т. е. дополнительное внесение денег в кассу (например, если выявлена покупка, по которой не был выдан чек); расход, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы (если нужно скорректировать расходные операции).
«Номер предписания» необходимо указать номер документа, на основании которого формируется чек коррекции (Акта/служебной записки).
Далее нужно нажать на «Оформить” и чек уйдет на печать. Проверить правильность чека коррекции можно в личном кабинете Оператора Фискальных Данных.
После того, как был создан чек коррекции нужно написать служебную записку. Она потребуется для налоговой во время проверки. Необходимо составить этот документ на бланке организации. Пример служебной записки.
Обязательно нужно указать: дата, время, сумма и причина коррекции.
Денежный ящик
Кассир имеет дополнительный инструмент контроля средств: может вносить наличные (размен) в кассу (операция “Внесение”) и изымать наличные из кассы (Изъятие). Это не фискальные операции, в ОФД и налоговую они не отправляются.
При проведении продажи по наличным, приложение LIFE POS автоматически учитывает полученную сумму оплаты от покупателя, и выводит сумму в чеке в строчку «В денежном ящике наличных».
Это сделано для того, чтобы сотрудники могли отслеживать количество денежных средств в кассе. Данные выводятся в X, и Z-отчет, но эти данные не передаются в ОФД.
По окончанию дня, денежные средства можно изъять из кассы, или оставить и накапливать (на усмотрение самой компании).
Открывается меню, где можно сделать внесение или изъятие